Workflows bei Covid-Impfungen in tomedo® – Terminvergabe mit OTK

Voreinstellungen in tomedo®

1. Legen Sie unter Admin > Kalender > Terminart die Terminart „Cov-Impf“ an und legen sie die Zeiten und To-dos für diese Terminart fest.

2. Erstellen Sie unter Admin > Kalender > Kalender den Kalender „Covid-Impfungen“ und wählen Sie die Nutzer*innen und Betriebsstätten, für die der Kalender sichtbar sein soll. Als angelegte Terminart wählen Sie die in Schritt 1 erstellte „CoV-Impf“ aus. Der oder die Nutzer*in, dem bzw. der Kalender gehört, ist der Name des verantwortlichen Arztes und muss gesetzt sein.

3. Unter Admin > Kalender > Ressourcen legen Sie nun zwei neue Ressourcen an („Covid-Impfung 1“ und „Covid-Impfung 2“) und wählen als Terminart bei beiden die Option „CoV-Impf“ aus. Ein Hinweis dazu: Es können auch Erst- und Zweitimpfungen in einer Ressource angeboten werden. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass bereits gebuchte Zweitimpfungen die Verfügbarkeit neuer Erstimpfungen blockieren oder umgekehrt.

4. Für beide Ressourcen legen Sie anschließend unter Admin > Kalender > Schemaverwaltung jeweils ein Schema für die Impfung an und übernehmen dieses wochenweise. Termine in der Ressource „Covid-Impfung 1“ dienen ausschließlich der Erstimpfung, die in der Ressource „Covid-Impfung 2“ ausschließlich der Zweitimpfung (falls für den Impfstoff vorgesehen).

Einstellungen für den Online-Terminkalender (OTK)

1. Um einen Online-Kalender für die Covid19-Impfungen anzulegen, müssen Sie sich zunächst, falls nötig, unter der Adresse https://onlinetermine.zollsoft.de/login.php registrieren. Für die Bestätigungs-Emails muss SMTP konfiguriert werden. Notieren Sie außerdem die unter „UniqueIdent“ angegebene Ziffern- und Buchstabenfolge.

2. Nun aktivieren Sie in tomedo® unter Admin > Kalender > OnlineTerminKalender Konten das Online-Kalenderkonto „Covid-Impfungen“, indem Sie das UniqueIdent und Passwort des Online-Terminkalenders angeben.

3. Legen Sie nun die Terminsuche-Favoriten für die erste Impfung an (Admin > Kalender > Terminsuche-Favoriten) und wählen Sie folgende Optionen in den einzelnen Feldern aus:

Suche ab: z.B. ab sofort
Suche für: z.B. 1 Jahr
Kalender: Covid-Impfungen
Ressource:  Covid-Impfung 1
Sichtbarkeit im Online-Kalender: Covid-Impfungen

4. Anschließend legen Sie nach dem gleichen Schema wie in Schritt 3 die Terminsuche-Favoriten für zweite Impfung an.

Suche ab: z.B. ab in 6 Wochen
Suche für: z.B. 2 Wochen
Kalender: Covid-Impfungen
Ressource:  Covid-Impfung 2
Sichtbarkeit im Online-Kalender: nicht aktiviert

Im Online-Terminkalender können Patient*innen nun Termine für die erste (oder einzige) Dosis auswählen. Den Link zum Kalender finden Sie u.a. in der OTK-Konten-Verwaltung (Admin > Kalender > OnlineTerminKalender Konten) beim Klick auf „Zur Webseite“. Dieser Link kann zum Beispiel in E-Mails für die Impfeinladung eingetragen werden.

Alle Termine, die im Online-Terminkalender zur Covid19-Impfung angeboten werden, sind auf die Einstellungen des Terminsuche-Favoriten „Covid-Impfung 1. Dosis“ und auf die Ressource „Covid-Impfung 1“ beschränkt. Die im Online-Terminkalender gebuchten Termine für die 1. Dosis erscheinen automatisch im Kalender Covid-Impfungen in Ihrem tomedo®. Auf dieser Grundlage können u.a. Impfstoffe für die kommende Woche bestellt werden.

Beim Impftermin für die erste Dosis vor Ort in der Praxis wird der zweite Termin über eine Termin-Favoritensuche für die zweite Dosis im tomedo®-Kalender ermittelt und für die einzelnen Patient*innen eingetragen.