In der elektronischen Patientenakte werden die relevanten medizinischen Daten von Patient:innen innerhalb der TI gespeichert, und das nach den höchsten Sicherheitsstandards.
Mit der „ePA für alle“ erhalten die berechtigten Praxen einen besseren Zugriff auf die wichtigsten Patientendaten, um den jeweiligen Behandlungskontext zu optimieren.
Die Nutzung für medizinische Leistungserbringer ist seit dem 01. Oktober 2025 verpflichtend.
Alle relevanten Daten sind an einem Ort gespeichert und für Patient:innen sowie Ärzt:innen jederzeit zugänglich.
Der Austausch zwischen Ärzt:innen und medizinischen Einrichtungen wird vereinfacht, was Zeit spart und die Behandlungsqualität verbessert. Insbesondere bei Notfällen unterstützt dies eine schnelle Versorgung.
Patient:innen behalten die Übersicht über ihre Daten und können Zugriffsrechte selbständig verwalten sowie Vertreterrechte einräumen.
Medikations- und Behandlungsfehler werden durch vollständige und aktuelle Daten minimiert. Ein fachübergreifender Austausch zwischen allen behandelnden Ärzt:innen – und zukünftig auch weiteren Gesundheitsberufen – wird gefördert.
Doppeluntersuchungen werden vermieden, Papier eingespart und Kosten reduziert.
Versicherte haben nach § 347 ff. SGB einen Anspruch darauf, dass Leistungserbringer:innen ihre Behandlungsdaten in die ePA übertragen. Mit tomedo ist die Nutzung der ePA sehr einfach – eine beispielhafte Anleitung für tomedo.pro finden Sie hier.
Alle grundlegenden Informationen rund um die ePA sowie ein praktisches FAQ (Welche Daten müssen Sie einstellen, bspw. alte Befunde? Dürfen MFA die ePA befüllen? Muss der Patient für Ihren Zugriff einwilligen? etc.) finden Sie auf der ePA-Übersichtsseite der KBV. Weiterhin informiert Sie die KBV dort ausführlich über die Rolle der ePA in der ambulanten Versorgung, beantwortet die Frage, wer welche Daten in die ePA stellt, geht dabei auf Abrechnungsdaten und Entlassbriefe ein und erklärt die Filter- und Sortieroptionen in der elektronischen Patientenakte.
Auf der Übersichtsseite der gematik finden Sie u. a. Erklärvideos, Klickdummys sowie Informationen zu aktuellen und kommenden Inhalten der „ePA für alle“. Über den Webshop der gematik können Sie außerdem gratis Infomaterial bestellen – besonders empfehlen wir den „Spickzettel“, der die wichtigsten Infos für Praxen auf DIN-A4-Format zusammenfasst.
Die neue ePA 3.0 wurde erstmalig bereits mit dem Quartalsupdate Q1/2025 in tomedo.pro zur Verfügung gestellt und wird regelmäßig durch neue Funktionalitäten und Pflichtanwendungen ergänzt. Die Umstellung auf die ePA 3.0 nehmen Sie in den tomedo.pro-Einstellungen unter Praxis → Kartei vor. Hier stellen Sie die ePA Stufe 3 ein.
Die folgenden Screenshots zeigen Ihnen die Umsetzung der Statusmeldungen in der Kartei.
Kein ePA-Zugriff: Geschlossenes Schloss-Symbol im Karteireiter zeigt, dass Sie keinen Zugriff auf die ePA des Patienten haben. Ein erklärender Informationstext spezifiziert, dass der Patient den Zugriff für Ihre Praxis nicht freigegeben hat, auch wenn der Behandlungskontext gegeben wäre.
Keine ePA vorhanden: Geschlossenes Schloss-Symbol im Karteireiter zeigt ebenfalls, dass Sie keinen Zugriff auf die ePA des Patienten haben. Im erklärenden Informationstext wird wiederum spezifiziert, dass dies daran liegt, dass für diesen Patienten (noch) keine ePA vorhanden ist.
Zugriff auf ePA: Offenes Schloss-Symbol „Zugriff gewährt“ und der Aktualisieren-Button zeigen, dass Sie Zugriff auf die ePA des Patienten haben.
Ansicht bei gewährtem Zugriff mit der Möglichkeit, die ePA zu aktualisieren.
Wurde Ihnen Zugriff gewährt, so finden Sie in der Startansicht eine historische Übersicht der eingestellten Dokumente. An dieser Stelle können Sie die Dokumente komfortabel per Drag-and-drop in die ePA ziehen und damit hochladen. Auch Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.
Um Dokumente, die aus der ePA stammen, in der lokalen Kartei auf einen Blick rasch identifizieren zu können, werden diese optisch gekennzeichnet.
Zusätzlich sind in tomedo.pro folgende Funktionen bereits integriert:
In unserem ePA-Webinar geben Ihnen unsere Experten einen Einblick in die Nutzung der ePA in tomedo.pro.
Wir halten Sie proaktiv auf dieser Seite sowie über unseren Newsletter auf dem Laufenden.
Die verpflichtende Nutzung gilt seit dem 1. Oktober 2025.
Ärzt:innen greifen über das Stecken der elektronischen Gesundheitskarte des Patienten auf seine elektronische Patientenakte zu – eine PIN ist hierfür nicht nötig. Der Zugriff gilt für 90 Tage (gerechnet ab dem letzten Stecken der eGK). Das Stecken der eGK muss in einem stationären Kartenlesegerät erfolgen. Beim Einlesen der eGK in einem mobilen Kartenlesegerät erfolgt die Freigabe nicht. Patient:innen haben jedoch die Möglichkeit, die Freigabe für die Praxis über die App der Krankenkasse zu erteilen.
Nein, die ePA-Daten werden nicht automatisch in Ihrer lokalen Kartei gespeichert. Dies geschieht nur, wenn Sie dies möchten und die Daten aktiv in die lokale Kartei ziehen.
Bei telemedizinischen Behandlungen können Patient:innen Ihnen den Zugriff über die ePA-App erteilen.
Jeder, der einer Praxis zugehörig ist, kann in diesem Fall auf die ePA zugreifen. Der Zugriff richtet sich nach der Betriebsstättennummer. Einzelne Ärzt:innen, Weiterbildungsassistent:innen oder MFA innerhalb einer Praxis können nicht ausgeschlossen werden.
Ja, in den folgenden Fällen gibt es eine Befüllungspflicht für Praxen:
Im Behandlungskontext muss auf Wunsch des Patienten folgendes in der ePA hinterlegt werden:
Nein, Sie als Arztpraxis müssen keine Vergangenheitsdaten einpflegen. Falls gewünscht, müssen sich Patient:innen dafür an ihre Krankenkasse wenden.
Ja, die Obergrenzen sind 25 MB je Datei und 250 MB für einen Dokumentensatz. Wir empfehlen, die Dateien und Dokumentensätze so klein wie möglich zu halten.
Eine ganze Reihe von Meta-Daten setzt tomedo automatisch, einige andere müssen händisch gesetzt werden. Am wichtigsten ist unserer Einschätzung nach der Titel der Datei (Freitexteingabe). Hierbei gibt es kein vorgegebenes Schema.
E-Rezept-Verordnungen sowie Dispensierungen durch Apotheken werden durch den E-Rezept-Fachdienst automatisch in die elektronische Medikationsliste in der ePA der Versicherten eingetragen und sind für 12 Monate ab Ausstellung einsehbar.
Die elektronische Medikationsliste ist der erste bereits aktuell verfügbare Bestandteil des geplanten digital gestützten Medikationsprozesses (dgMP). Ab 2027 wird auch der neue elektronische Medikationsplan (eMP) in der ePA gespeichert und erweitert den dgMP.
Hinweis: Der neue eMP in der ePA wird zum Stichtag der Einführung nicht den bisherigen Medikationsplan auf der elektronischen Gesundheitskarte direkt ersetzen. Eine Ablösung ist Zug um Zug geplant nach einem noch nicht festgelegten Zeitraum des Parallelbetriebs.
Ja, stellt eine andere Praxis neue Dokumente in die ePA eines Patienten, so werden Ihnen diese bei erneutem Zugriff auf die Kartei dieses Patienten angezeigt (bei vorhandenem Behandlungskontext und Zugriff).
Nein, Patient:innen müssen sich dafür an die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse wenden.
In diesem Fall werden Sie keinen Zugriff auf die ePA haben. In tomedo wird Ihnen dies über eine optische Kennzeichnung sowie mit einem Infotext mitgeteilt.
Nein, Sie müssen in diesem Fall keine Dateien aus der lokalen Kartei löschen.
Ja, die Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte kann bis Ende 2026 abgerechnet werden. Aktuell gibt es drei Positionen, die im Zusammenhang mit der ePA abgerechnet werden können:
Mehr dazu lesen Sie auf der Seite der KBV.
Wenn Sie die ePA-Funktionalität (seit Anfang 2026 ist das die Version ePA 3.0) technisch überhaupt nicht in Ihrer Praxis installiert oder aktiviert haben, „können“ harte finanzielle Konsequenzen drohen.
Bitte beachten Sie hierzu auch die individuellen Meldepflichten innerhalb Ihrer KV-Region. Weitere Infos dazu erfragen Sie bitte bei Ihrer zuständigen KV.
Lassen Sie uns in einem Erstgespräch gemeinsam herausfinden, wie tomedo Ihren Praxisalltag erleichtern kann.
