ePA für alle:
Infos für Praxen
Alles, was Sie zur elektronischen Patientenakte wissen müssen
Elektronische Patientenakte im Überblick
Elektronische Patientenakte für tomedo® Bestandskunden: So funktioniert’s
Elektronische Patientenakte (ePA) im Überblick
Was ist die elektronische Patientenakte für alle?
Die neue elektronische Patientenakte (auch “ePA für alle”, “ePA4all” oder “ePA 3.0 genannt) wird ab dem 15. Januar 2025 die versichertengeführte Akte in der Telematikinfrastruktur.
In der elektronischen Patientenakte sollen zukünftig die relevanten, medizinischen Daten von Patientinnen und Patienten innerhalb der TI gespeichert werden, und das nach den höchsten Sicherheitsstandards.
Mit der “ePA für alle” erhalten die berechtigten Praxen einen besseren Zugriff auf die wichtigsten Patientendaten, um den jeweiligen Behandlungskontext zu optimieren.
Webinar-Aufzeichnung: Die ePA in tomedo®
Generelle Infos zur ePA, Roadmap, Praxisteil in tomedo®
Aktueller Stand und Ausblick (“ePA für alle”)
Webinar
Für Ende Januar / Anfang Februar planen wir ein weiteres Webinar zur “ePA für alle” . Schwerpunkt in diesem Webinar wird die Umsetzung der Neuerung in tomedo® sein. Verfolgen Sie unseren Newsletter oder abonnieren Sie unsere Social-Media-Kanäle, um diesbezüglich auf dem Laufenden zu bleiben.
Aktueller Stand
- Seit 2021 elektronische Patientenakte als Opt-in-Version verfügbar
- Patienten, die die ePA nutzen möchten, müssen dies aktiv bei ihrer Krankenkasse beantragen, um anschließend einzelne Leistungserbringer individuell für einen Zugriff zu berechtigen
- Ab Januar 2025 wird mit der “ePA für alle” eine Opt-out-Version der ePA eingeführt
- Gesetzliche Krankenkassen informieren Ihre Patienten derzeit proaktiv zu diesem Thema
- Patienten müssen proaktiv die Einrichtung einer ePA bei Ihrer Krankenkasse ablehnen, wenn sie dies nicht möchten
Start ePA in Pilotregionen + “ePA für alle”
- Start der vierwöchigen Erprobung der elektronischen Patientenakte im Praxisbetrieb mit dem Fokus auf die offiziellen Pilotregionen Franken und Hamburg – Ziel: Betrachtung und Bewertung des gesamten Prozesses von der Einrichtung der Patientenakten über den Zugriff aus den Verwaltungssystemen bis hin zur Versicherten-App, um mögliche Schwachstellen zu analysieren.
- Alle Patienten erhalten automatisch eine elektronische Patientenakte von ihrer gesetzlichen Krankenkasse
- Möchte ein Patient die ePA (oder Teile dieser) nicht nutzen, muss er ab diesem Stichtag – oder bereits im Vorfeld – aktiv bei seiner Krankenkasse widersprechen (Opt-out-Verfahren). Eine spätere Ablehnung und Löschung der Akte steht den Versicherten jederzeit zu.
ePA bundesweit
- Fokus auf bundesweite Ausrollung der elektronischen Patientenakte in den Arztpraxen
- Verpflichtende Nutzung für Arztpraxen/Apotheken/Krankenhäuser wird, anders als zunächst kommuniziert, nicht zwingend Mitte Februar erfolgen
- Stattdessen: Verpflichtende Nutzung erst dann, wenn die Erprobung in den Pilotregionen erfolgreich verlaufen ist
- In der ePA: elektronische Medikationsliste, Arzt- und Befundberichte ableg- und einsehbar
- Verarbeitbare Formate: PDF/A-Dokumente, TXT-Dateien
Digital gestützter Medikationsprozess
- Umfassende digitale Medikationsübersicht in der ePA, die neben der eML, den elektronischen Medikationsplan (eMP) und AMTS-relevante Zusatzinformationen (AMTS-rZI) einbezieht
- Auch selbst erworbene OTC-Medikamente können Versicherte über ihre Versicherten-App in die ePA eintragen
- Verarbeitbare Formate: Zusätzlich auch Bilddateien als JPG, PNG, TIFF möglich
Weitere Funktionen in der ePA
- Volltextsuche
Vorteile der elektronischen Patientenakte
Zentraler Zugang zu Gesundheitsdaten:
Alle relevanten Daten sind an einem Ort gespeichert und für Patienten sowie Ärzt:innen jederzeit zugänglich.
Effizientere Kommunikation:
Der Austausch zwischen Ärzt:innen und medizinischen Einrichtungen wird vereinfacht, was Zeit spart und die Behandlungsqualität verbessert. Besonders – aber nicht nur – bei Notfällen unterstützt dies die schnelle Versorgung.
Mehr Kontrolle für Patienten:
Patienten behalten die Übersicht über ihre Daten und können Zugriffsrechte selbständig verwalten sowie bspw. Vertreterrechte einräumen.
Bessere Versorgungssicherheit:
Medikations- und Behandlungsfehler werden durch vollständige und aktuelle Daten minimiert. Ein fachübergreifender Austausch zwischen allen behandelnden Ärzt:innen – und zukünftig auch weiteren Gesundheitsberufen – wird gefördert.
Schonung von Ressourcen:
ePA für Arztpraxen: Informationsmaterialien
Versicherte haben nach § 347 ff. SGB einen Anspruch darauf, dass Sie als Leistungserbringer bzw. Leistungserbringerin ihre Behandlungsdaten in die ePA übertragen. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, sich bereits vor der verpflichtenden Einführung mit der elektronischen Patientenakte vertraut zu machen. In tomedo® wird die Nutzung der ePA sehr einfach sein – eine Anleitung dazu finden Sie bald hier.
Alle grundlegenden Informationen rund um die ePA sowie ein praktisches FAQ (Welche Daten müssen Sie einstellen, bspw. alte Befunde? Dürfen MFA die ePA befüllen? Muss der Patient für Ihren Zugriff einwilligen? etc.) finden Sie auf der ePA-Übersichtsseite der KBV.
Weiterhin informiert Sie die KBV mit Ihrer ePA-Serie ausführlich über die Rolle der ePA in der ambulanten Versorgung, beantwortet die Frage, wer welche Daten in die ePA stellt, geht dabei auf Abrechnungsdaten und Entlassbriefe ein und erklärt die Filter- und Sortieroptionen in der elektronischen Patientenakte.
Auf der Übersichtsseite der gematik finden Sie u. a. Erklärvideos, Klickdummys sowie Informationen zu aktuellen und kommenden Inhalten der “ePA für alle”. Über den Webshop der gematik, können Sie außerdem gratis Infomaterial bestellen – besonders empfehlen wir den “Spickzettel”, der die wichtigsten Infos für Praxen auf DINA4-Format zusammenfasst.
ePA für Ihre Patienten: Informationsmaterialien
Die Krankenkassen informieren seit der zweiten Jahreshälfte 2024 proaktiv ihre Versicherten. Die gematik hat eine praktische Übersicht mit Informationsmaterialien der Kassen für Patienten zusammengestellt.
Fragen wie “Ist die ePA nur per App für Patienten nutzbar?”, “Wer hat die Datenhoheit?” und “Was ist eigentlich mit Privatpatienten?” beantwortet das Bundesgesundheitsministerium in seinem FAQ für Patienten.
Wie nutzen Sie die ePA in tomedo®?
Wir werden die Funktion und den Zugriff für tomedo® fristgerecht zur Verfügung stellen. Aktuell ist geplant, die neue ePA mit dem Quartalsupdate Q1/2024 auszurollen.
Bitte beachten Sie aber, dass zum Stichtag 15.01.2025 erst durch die Aktenanbieter der Krankenkassen damit begonnen wird, einzelne elektronische Patientenakten bei den Aktenanbietern einzurichten. Das bedeutet, dass erst in den Folgewochen und -monaten sukzessive die Akten für einen Zugriff der Leistungserbringer über die Verwaltungssysteme zur Verfügung stehen werden.
Mehr Informationen dazu demnächst – wir halten Sie proaktiv auf dieser Seite sowie über unseren Newsletter, Instagram, Facebook und LinkedIn auf dem Laufenden.
In unserem ePA-Webinar am 26. November planen wir, Ihnen den praktischen Teil das erste Mal live in tomedo® zu zeigen. Nehmen Sie gerne teil!
Erster Ausblick auf die Umsetzung in tomedo®*
Wie Sie es von uns gewohnt sind, möchten wir Ihnen auch die Nutzung der “ePA für alle” so einfach und komfortabel wie möglich gestalten. Sie werden die ePA in der Kartei des Patienten an der gleichen Stelle finden, wie auch die bisherige elektronische Patientenakte.
Mit verschiedenen farbkodierten Statusmeldungen stellen wir sicher, dass Sie schnell visuell erfassen können, ob Sie Zugriff auf die ePA eines Patienten haben. Die folgenden Screenshots zeigen Ihnen die Umsetzung der Statusmeldungen in der Kartei:
Kein ePA-Zugriff: Rotes geschlossenes Schloss-Symbol im Karteireiter zeigt, dass Sie keinen Zugriff auf die ePA des Patienten haben. Ein erklärender Informationstext spezifiziert, dass der Patient den Zugriff für Ihre Praxis nicht freigegeben hat, auch wenn der Behandlungskontext gegeben wäre.
Keine ePA vorhanden: Rotes geschlossenes Schloss-Symbol im Karteireiter zeigt ebenfalls, dass Sie keinen Zugriff auf die ePA des Patienten haben. Im erklärenden Informationstext wird wiederum spezifiziert, dass dies daran liegt, dass für diesen Patienten (noch) keine ePA vorhanden ist.
Zugriff auf ePA: Grünes offenes Schloss-Symbol zeigt, dass Sie Zugriff auf die ePA des Patienten haben.
Ansicht bei gewährtem Zugriff mit Information, wie lange dieser anhält.
Wurde Ihnen Zugriff gewährt, so finden Sie in der Startansicht eine historische Übersicht der eingestellten Dokumente. Wie aus der bisherigen ePA in tomedo® gewohnt, können Sie an dieser Stelle die Dokumente komfortabel per Drag-and-drop in die ePA ziehen und damit hochladen. Auch Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.
Ob ein Impfpass, U-Heft, Mutterpass oder Zahnbonusheft vorhanden ist, sehen Sie direkt an den (nicht) aktivierten Schaltflächen über der Historie.
Um Dokumente, die aus der ePA stammen, in der lokalen Kartei auf einen Blick rasch identifizieren zu können, werden diese optisch gekennzeichnet.
Zusätzlich sind für den ersten Release in tomedo® folgende Funktionen vorgesehen:
- Option für automatisches Einstellen von eArztbriefen und eAUs im Prozess der Erstellung dieser bei bestehendem Zugriff auf die ePA
- Aufnahmetool zur Datenschutzeinwilligung oder/ und für kategorische Patientenwünsche (bspw. wird dokumentiert, dass Patient bestimmte Dokumente nicht in der ePA haben möchte)
Ab Minute X:XX in der Aufzeichnung unseres ePA-Webinars geben Ihnen unsere Experten einen ersten Einblick in die geplante Umsetzung in tomedo®. Weiterführend wird es in Ende Januar/Anfang Februar ein zweites praxisorientiertes Webinar geben.
Mehr Informationen dazu demnächst – wir halten Sie proaktiv auf dieser Seite sowie über unseren Newsletter, Instagram, Facebook und LinkedIn auf dem Laufenden.
*Wichtiger Hinweis: Bei den gezeigten Screenshots handelt es sich um Entwürfe, die sich aus technischen Gründen bis zum Release – oder auch zu einem späteren Zeitpunkt – noch ändern können.
Auf einen Blick: Webinaraufzeichnung, FAQ
Webinaraufzeichnung
Hier erscheint in Kürze ein Link zur Webinaraufzeichnung.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert der Zugriff auf die “ePA für alle” im Behandlungskontext?
Als Arzt/Ärztin greifen Sie über das Stecken der elektronischen Gesundheitskarte des Patienten auf seine elektronische Patientenakte zu – eine PIN ist hierfür nicht nötig. Der Zugriff gilt für 90 Tage (gerechnet ab dem letzten Stecken der eGK).
Werden die Daten aus der ePA automatisch in der lokalen Kartei gespeichert?
Nein, die ePA-Daten werden nicht automatisch in Ihrer lokalen Kartei gespeichert. Dies geschieht nur, wenn Sie dies möchten und die Daten aktiv in die lokale Kartei ziehen.
Wie erhalte ich die Freigabe von Patienten in der Telemedizin?
Bei telemedizinischen Behandlungen kann der Patient Ihnen den Zugriff über die ePA-App erteilen.
Wer kann im Behandlungskontext bei Freigabe auf die ePA zugreifen?
Jeder, der einer Praxis zugehörig ist, kann in diesem Fall auf die ePA zugreifen. Der Zugriff richtet sich nach der Betriebsstättennummer. Einzelne Ärzt:innen, Weiterbildungsassistent:innen oder MFA innerhalb einer Praxis können nicht ausgeschlossen werden.
Gibt es eine Befüllungspflicht?
Ja, in den folgenden Fällen gibt es eine Befüllungspflicht für Praxen:
- Daten stammen aus der aktuellen Behandlung und sind selbst erhoben
- Daten stehen in elektronischer Form bereit
- Es liegt kein Widerspruch der ePA generell oder gegenüber des Einstellens eines bestimmten Dokuments vom Patienten vor
Welche Daten müssen in der ePA hinterlegt werden?
Im Behandlungskontext muss auf Wunsch des Patienten folgendes in der ePA hinterlegt werden:
- Dokumente im Format PDF/A, TXT und (XML)
- Laborbefunde
- Entlassbriefe
- Arztbriefe
- Befundberichte
Müssen Daten aus der Vergangenheit in die ePA gestellt werden?
Nein, Sie als Arztpraxis müssen keine Vergangenheitsdaten einpflegen. Falls gewünscht, müssen sich Patienten dafür an ihre Krankenkasse wenden.
Gibt es eine maximal zulässige Dateigröße?
Ja, die Obergrenzen sind 25 MB je Datei und 250 MB für einen Dokumentensatz.
Müssen die Dateien speziell benannt werden?
Eine ganze Reihe von Meta-Daten setzt tomedo® automatisch, einige andere müssen händisch gesetzt werden. Am wichtigsten ist unserer Einschätzung nach der Titel der Datei (Freitexteingabe). Hierbei gibt es kein vorgegebenes Schema.
Wie kommen Medikationsdaten in die ePA?
E-Rezept-Verordnungen und -Dispensierungen werden automatisch als PDF in der ePA der Versicherten gespeichert. In dieser sogenannten “elektronischen Medikationsliste” (eML) sind sie für 12 Monate ab Ausstellung hinterlegt.
Die elektronische Medikationsliste ist der erste Bestandteil des geplanten digital gestützten Medikationsprozesses (dgMP), dessen Einführung Mitte Januar 2025 mit der eML startet. Im nächsten Schritt soll ab Juli 2025 auch der elektronische Medikationsplan (eMP) auf der ePA gespeichert, von Versicherten eingesehen und gedruckt werden können.
Hinweis: Der eMP in der ePA wird zum heutigen Stand (noch) nicht den Medikationsplan auf der elektronischen Gesundheitskarte ersetzen – dies wird sich zukünftig aber ändern.
Aktualisiert sich die ePA automatisch?
Ja, stellt eine andere Praxis neue Dokumente in die ePA eines Patienten, so werden Ihnen diese bei erneutem Zugriff auf die Kartei dieses Patienten angezeigt (bei vorhandenem Behandlungskontext und Zugriff).
Müssen Praxen Widersprüche von Patienten gegen die ePA aufnehmen?
Nein, Patienten müssen sich dafür an die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse wenden.
Wie erkenne ich, ob ein Patient der ePA widersprochen hat?
In diesem Fall werden Sie keinen Zugriff auf die ePA haben. In tomedo® wird Ihnen dies über eine optische Kennzeichnung sowie mit einem Infotext mitgeteilt.
Ein Patient hat der ePA widersprochen, nachdem ich bereits Dateien eingefügt habe. Muss ich diese aus der lokalen Kartei löschen?
Nein, Sie müssen in diesem Fall keine Dateien aus der lokalen Kartei löschen.
Kann ich die Erstbefüllung der “ePA für alle” abrechnen?
Ja, die Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte kann auch 2025 abgerechnet werden. Aktuell gibt es drei Positionen, die im Zusammenhang mit der ePA abgerechnet werden können:
- GOP 01648 Erstbefüllung der ePA
- GOP 01647 Weitere Befüllung
- GOP 01431 Befüllung ohne persönlichen/telemedizinischen Kontakt
Mehr dazu lesen Sie auf der Seite der KBV.
Gibt es Sanktionen, wenn ich die “ePA für alle” nicht nutze?
Das Bundesgesundheitsministerium hat Sanktionen gegen Praxen, die das aktuelle ePA-Modul nicht installiert haben, vorerst ausgesetzt. Bis zum bundesweiten Rollout müssen Praxen keine finanziellen Nachteile befürchten.
Eine Überprüfung der technischen Ausstattung wird erst nach dem bundesweiten Rollout – frühestens ab dem zweiten Quartal 2025 – erfolgen, um ausreichend getestete Systeme zu gewährleisten und unnötigen Druck zu vermeiden.
Mehr dazu lesen Sie auf der Seite der KBV.
