Datenschutz­hinweise für die Arzeko App

der zollsoft GmbH aus Jena

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung unserer App namens Arzeko informieren. Sämtliche personenbezogenen Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen.

VERANTWORTLICHER

Verantwortlicher für diese App ist die zollsoft GmbH, Ernst-Haeckel-Platz 5/6 in 07745 Jena (im Weiteren „zollsoft“ genannt). Weitere Angaben zum Unternehmen können Nutzer dem Impressum auf der Unternehmenswebseite https://www.zollsoft.de entnehmen.

DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Der interne Datenschutzbeauftragte von zollsoft ist Frau Julia Dewindenat. Nutzer erreichen sie für alle mit zollsoft GmbH verbundenen Datenschutzfragen sowie für evtl. Meldungen zu Datenschutzverletzungen unter datenschutz@zollsoft.de bzw. 03641/3161204.

ALLGEMEINES

Die Arzeko App fungiert als digitale Stechuhr und kann ergänzend zum kostenlosen Arbeitszeitverwaltungs-Modul in tomedo® verwendet werden. Die App greift dabei auf die Nutzerdaten aus tomedo® zu und bedarf daher auch eine direkte Verbindung zum tomedo®-Server. Dies bedeutet weiterhin, dass die App nicht alleinstehend verwendet werden kann.

Die App ermöglicht die mobile, digitale Arbeitszeiterfassung in Echtzeit und gibt den Nutzer einen Überblick über das Soll seiner wöchentlichen Arbeitsstunden sowie über seinen aktuellen Stundensaldo. Des Weiteren kann beispielsweise mittels iPad mit der App darauf ein zentraler Stechuhr-Standort für die Arbeitnehmer eines Unternehmens geschaffen werden.

Der Austausch zwischen der App mit dem Server erfolgt entweder über eine direkte Netzwerkverbindung oder über eine verschlüsselte VPN Verbindung, fern vom Zugriff durch zollsoft oder Dritten. Ausnahmen bilden hier Fälle von Support, wo zollsoft Beschäftige ggf. Zugriff auf diese Daten erhalten könnten aber zum Schweigen verpflichtet sind.

INFORMATION ÜBER ART, UMFANG UND ZWECK DER ERHEBUNG UND VERWENDUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

zollsoft sichert zu den gesetzlichen Bestimmungen des europäischen Datenschutzes (DSGVO) zu beachten und damit auch die Vertraulichkeit und Integrität der mit den verwendeten IT- Systemen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang sichert zollsoft zu über die App keinerlei Zugriff auf Daten zu haben. Bei der Verwendung der Arzeko App werden also Nutzer- und personenbezogene Daten angegeben, die, wenn überhaupt, ausschließlich lokal auf dem jeweiligen Eingabegerät gespeichert werden.

Die Arzeko App greift auf folgende Daten des tomedo®-Servers zu:

• Name
• Kürzel
• Passwort
• Videodaten zur Gesichtserkennung
• Aktueller Saldo
• Wochensoll
• Aktuelle Arbeitszeit

Ausschließlich das Kürzel sowie die Daten zur Gesichtserkennung – insofern diese in den App Einstellungen aktiviert wurden – werden auf dem mobilen Endgerät gespeichert und gemerkt. Aber da dies lokal geschieht, hat auch hier zollsoft oder irgendein anderer Dritter keinen Zugriff. Alle anderen Daten liegen auf dem tomedo®-Server und werden von dort nur temporär abgerufen und werden mit Zeitpunkt der Abmeldung wieder gelöscht.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser „Interesse“ i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) ist der Betrieb dieser App, die Umsetzung der Schutzziele der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten.

AUFBEWAHRUNG & LÖSCHUNG

zollsoft hat grundsätzlich keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten der tomedo®-Nutzer und deren Arbeitnehmer und somit auch nicht auf die Personendaten, die die Arzeko App verwendet. Dementsprechend erfolgt auch keine Aufbewahrung oder Löschung dieser Daten durch zollsoft. Die Daten der Arzeko App- und tomedo®-Nutzer liegen auf dem tomedo®-Server der Praxis.

zollsoft weist daher ausdrücklich darauf hin, dass die Aufbewahrung, Verwaltung und Löschung der Beschäftigtendaten eines tomedo®-Nutzers in dessen Verantwortungsbereich liegen und damit datenschutzrechtliche Maßnahmen durch ihn ergriffen werden müssen.

ERWEITERTE FUNKTIONEN

Die Anwendung erstellt bei der Verwendung eine Protokolldatei, welche anonyme Nutzungsdaten enthält. Durch die anonyme Erhebung fallen diese Daten nicht unter die DSGVO, dennoch werden diese Daten niemals automatisch an zollsoft oder Dritte gesendet. Die Protokolldatei kann aktiv zur App-Optimierung an zollsoft versendet werden.

EMPFÄNGER / WEITERGABE VON DATEN

Daten, die Nutzer zollsoft gegenüber angeben, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dass dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder Informationsbereitstellung erforderlich ist. Insbesondere werden Nutzerdaten nicht an Dritte für deren Werbezwecke weitergegeben.

zollsoft setzt jedoch ggf. Dienstleister und Auftragsverarbeiter für weitere Produkte von zollsoft ein. Hier kann es vorkommen, dass ein Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. zollsoft wählt die Dienstleister sorgfältig aus – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit – und trifft alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

DATENVERARBEITUNG AUßERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION

Die zollsoft GmbH bedient sich zur Erbringung Ihrer Dienstleistungen und somit zur Verarbeitung personenbezogener Daten u.a. Auftragsverarbeiter (i.S. von IT-System-Anbietern) aus einem sogenannten Drittstaat (USA) außerhalb der Europäischen Union (G Suite von Google, Zendesk für Supportticket-Verwaltung, Mailchimp für Newsletter-Versand).

Bei der Auswahl der Dienstleister aus nichtsicheren Drittstaaten wird auf eine DSGVO konforme Anwendung in Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit geachtet. Es bestehen Auftragsverarbeitungsverträge mit den eingesetzten Dienstleistern und das angemessene

Datenschutzniveau ist durch die Teilnahme dieser Dienstleister am sogenannten „Privacy Shield“ gewährleistet.

RECHTE ALS BETROFFENER

Nutzer haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an den Datenschutzbeauftragten oder direkt an zollsoft wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bittet zollsoft um Verständnis dafür, dass dann ggf. Nachweise von Anfragenden verlangt werden, die belegen, dass es sich dabei um die Person handelt, für die sich der Anfragende ausgibt.

Ferner haben Nutzer ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Betroffene nehmen bitte Kontakt mit zollsoft per E-Mail über datenschutz@zollsoft.de auf!

EINWILLIGUNG

Sofern zollsoft personenbezogenen Daten auf Basis einer Einwilligung verarbeitet, hat der Betroffene das Recht, die Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

BESCHWERDERECHT BEI EINER AUFSICHTSBEHÖRDE

Betroffene haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch zollsoft bei einer Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl für den Datenschutz zu beschweren.

Sie können dies z.B. bei der für die zollsoft GmbH zuständigen Aufsichtsbehörde tun:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Postfach 900455 99107 Erfurt

Internetseite mit weiteren Kontaktdaten: tlfdi.de/tlfdi/

ÄNDERUNG DIESER DATENSCHUTZHINWEISE

zollsoft überarbeitet diese Datenschutzhinweise bei Änderungen an dieser App oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets unter dem Reiter Datenschutz in dieser App.

Stand: 27.06.2019