FAQ zum Arztpraxissystem tomedo®

Dr. Andreas Zollmann und Johannes Zollmann, Gründer: Die Entstehung von tomedo® geht auf unsere Eltern, Dr. Christine Zollmann (Dermatologin) und Dr. Philipp Zollmann (Chirurg), zurück. Jedes Konzept, jede Struktur und jedes Bedienelement basiert auf Entscheidungen, die wir gemeinsam mit unseren Eltern und deren medizinischen Fachkräften getroffen haben. Von Beginn an wurde also größtes Augenmerk auf intelligente, praxisnahe Bedienkonzepte und zeiteffiziente Automatisierungsmöglichkeiten gelegt.

Seitdem erfolgt die Weiterentwicklung des tomedo® Praxisinformationssystems vor allem anhand der Wünsche und Anregungen unserer Bestandskund:innen, was die hohe Effizienz, die kleine und große Praxen mit tomedo® erlangen können, erklärt. Unsere Software bietet einen enormen Funktionsumfang für die Praxisverwaltung, Patientendokumentation und Abrechnung einer Arztpraxis und ist dennoch klar strukturiert und übersichtlich – denn tomedo® ist eine Software, die mit großer Expertise speziell von Ärzt:innen entwickelt wurde und die spezifischen Anforderungen im täglichen Praxismanagement kennt.

Ein weiterer Vorteil liegt in unserem Selbstverständnis: Die zollsoft GmbH denkt als inhabergeführtes Familienunternehmen langfristig und legt größten Wert auf langfristige Kundenbeziehungen. Wir verstehen uns als Lösungsentwickler für Ärzt:innen. Wir wollen Ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag effizient und mit Spaß, also ohne technische Störungen oder umständliche Workflows, bewältigen können.

Dass wir damit richtig liegen, zeigt unsere extrem hohe Kundenzufriedenheit, die unter anderem in einer Befragung von über 400 Ärzt:innen eindrucksvoll belegt wurde: Zufriedenheitsbefragung

tomedo® ist als Arztprogramm sowohl für die Kassenabrechnung (inkl. aller HzV- und vieler anderer Facharzt- und Selektivverträge wie PNP, Urologie, Homöopathie, Orthopädie, Diabetologie, Kardiologie/Gastroenterologie, Armin, Integrierte Versorgung Pflegeheim, Rheuma), als auch für die Privatabrechnung (Privatliquidation nach GOÄ oder GebüH inkl. PVS-/PAD- und Datev-Schnittstelle) und für die BG-Abrechnung (UV-GOÄ inkl. Dale-UV-Anbindung) zertifiziert.

Abhängig von den Befunden und Arbeitsschritten, die Sie in der elektronischen Patientenakte dokumentieren, schlägt unser Praxisprogramm Ihnen automatisch KI-basierte GOÄ-/EBM-Ziffern vor. Mit unserer Live Abrechnungsfehler-Liste werden Sie außerdem bereits bei der Eingabe von Leistungen und Diagnosen auf Fehler aufmerksam gemacht und können diese sofort oder immer, wenn gerade etwas Zeit ist, abarbeiten.

Hierbei bietet tomedo® viele nützliche Features wie eine Diktierfunktion, Online-Terminbuchung per Praxis-Webseite, Online-Videosprechstunde (link: https://arzt-direkt.de/fuer-aerzte/), Patienten-Selbstanmeldung, Anamnese und Terminvergabe an einem Patienten-Kiosk, Recalls und Terminerinnerungen per SMS, E-Mail oder Serienbriefe, Wartezimmer-TV mit Patienten-Aufrufsystem, Workflow-Automatisierung, Arbeitszeiterfassung inkl. Urlaubs- und Dienstplan sowie Schichtplaner und Stechuhr-App, Aufgabenverwaltung mit E-Mail-Anbindung, Qualitätsmanagement, Auto-Login per Gesichtserkennung u.v.m.

Einen weiteren Einblick in die Funktionen unserer Software für Arztpraxen erhalten Sie hier: tomedo.de/praxissoftware/

Wir zählen Ärzt:innen aller Fachrichtungen zu unseren Kunden. Seit unserem Markteintritt im Jahr 2013 haben wir sukzessive für jede Fachrichtung die jeweils benötigten Funktionen entwickelt. Alle Details dazu finden Sie hier: Fachrichtungen

Lassen Sie sich davon gerne in einer Live-Onlinepräsentation überzeugen, in der unsere Expert:innen Sie durch das Programm führen und dediziert auf Ihre Fragen eingehen können. Sollten Sie dennoch etwas in unserem Arztpraxissystem vermissen, prüfen wir gerne Ihre Anforderungen – und wenn diese für die gesamte Fachrichtung nützlich sind, bauen wir die neue Funktion schnell und effizient ein. Dass dies keine leeren Worte sind, dafür sorgen unsere über 80 Entwickler:innen, von denen mehr als die Hälfte promovierte Naturwissenschaftler:innen sind, und die ihre Entwicklungspower Tag für Tag einsetzen, um tomedo® kontinuierlich auszubauen und unsere Kund:innen zufriedenzustellen.

Mit tomedo®, der Arztpraxis-Software, setzen wir auf ein Miet-Modell, d.h. es entstehen Ihnen keine initialen Kosten für den Softwarekauf. Der monatliche Mietpreis hängt von den Anforderungen Ihrer Praxis ab. Bei Interesse nimmt ein:e tomedo®-Mitarbeiter:in gerne Ihre Spezifika auf und erstellt Ihnen ein perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot.

Durch das Miet-Modell profitieren Sie stets uneingeschränkt von der neuesten Version von tomedo®, ohne dass, anders als bei einem PVS üblich, jemals Kosten für eine neue Version hinzukommen. Auch sonst werden Sie bei uns auf keine versteckten Kosten stoßen, da unser Kostenmodell einfach und transparent ist. Zudem bieten wir Ihnen eine 30-tägige Alles-Geld-zurück-Garantie (selbst für Konvertierungs- und Installationskosten) an, falls Sie mit tomedo® nicht zufrieden sein sollten. Eine Kündigung des Mietvertrags ist jederzeit unkompliziert und fristlos möglich.

Ja, das bekommen wir hin. Wir arbeiten dazu sowohl mit externen Partnern als auch mit selbst programmierten Konvertern. Wir haben inzwischen die Daten aus dutzenden Arztpraxis-Systemen übertragen, einschließlich speziellen Zusatzprogrammen, wie z.B. gesonderten Bildarchiven.

Um Ihnen diese Sorge schon im Vorfeld zu nehmen, bieten wir Ihnen jederzeit eine kostenlose, absolut unverbindliche Test-Konvertierung an. Dazu stellen Sie uns Ihre Daten auf datenschutzkonforme Art und Weise zur Verfügung und wir importieren diese dann in ein Test-tomedo®, das wir Ihnen anschließend zur Verfügung stellen. Sie können also völlig unverbindlich und kostenlos prüfen, ob und wie Ihre Arztpraxis-Daten in tomedo® übertragen werden.

Ganz gleich, ob die Geräte intern unter Windows laufen oder nicht, können Macs problemlos mit diesen kommunizieren (z.B. über unsere spezielle Anbindungslösung tomedo.Link). Die Ärztin / der Arzt klickt in tomedo® im Patientenkartei-Fenster auf den entsprechenden Button, um die Daten des gerade ausgewählten Patienten über z.B. die GDT-Schnittstelle an das Gerät zu übertragen. Dann "lauscht" tomedo® auf das Export-Verzeichnis des Geräts und fügt neu hinzukommende Dateien automatisch in die Kartei ein. Eine direkte DICOM-Schnittstelle haben wir auch.

Vor Ihrer Umstellung prüfen wir alle Ihre Geräte und sprechen bei noch nie zuvor eingebundenen Geräten mit den Herstellern, um die Details für Ihre Anbindung vorzubereiten. Gern können wir Ihnen auch unverbindlich ein tomedo®-Testsystem (mit Ihren konvertierten Patientendaten) einspielen und die Geräteanbindung auf diesem einrichten. So können Sie sich selbst davon überzeugen, dass die Umstellung samt der Geräteanbindung glatt laufen wird.

Wir verfolgen die Philosophie der nutzergetriebenen Entwicklung, d.h. jeder Kunde und jede Kundin hat die Möglichkeit, per Telefon, Mail oder über unser Forum Feedback zu geben und Tickets einzureichen. Diese werden von unseren Produktmanagern regelmäßig analysiert, priorisiert und an eine:n unserer Programmier:innen übergeben. Dadurch wird unser Arztpraxisprogramm Tag für Tag und Version für Version ständig verbessert und noch intuitiver.

Unser Support umfasst drei Levels. Dabei werden die Prozesse kontinuierlich optimiert, um die Beantwortung der Anfragen zu beschleunigen und Ihnen zeitnah die für Sie bestmögliche Lösung anzubieten.

Wir wissen genau, wie strapaziös der Wechsel eines Arztpraxissystems sein kann und haben deshalb ein Vorgehen entwickelt, das Ihnen die Umstellung so weit wie möglich vereinfachen soll.

1. In der Vorbereitungsphase stimmen wir uns mit allen Beteiligten terminlich ab, bereiten die Geräteanbindung vor und stehen Ihnen und Ihrem Team jederzeit mit Rat und Tat zur Seite, auch bei der Hardware-Beschaffung und der Finanzierung. Wenn Sie bereits mit einem IT-Betreuer für Ihre Praxis zusammenarbeiten, stimmen wir die technischen Details natürlich gerne mit diesem ab.
2. Unmittelbar vor der eigentlichen Umstellung (so spät wie möglich, damit Sie nichts doppelt erfassen müssen) importieren wir Ihre Daten aus dem Altsystem in Ihr neues tomedo®.
3. Die Umstellung selbst kann bei recht kleinen Praxen oder für Einzelplatz-Lösungen per Fernwartung vorgenommen werden, was Zeit und Kosten spart. Für Praxen ab ca. drei Arbeitsplätzen kommen unsere Techniker:innen zu Ihnen vor Ort. Wenn dies nicht am Wochenende geschehen soll, muss die Praxis in der Regel für ein bis zwei Tage geschlossen werden. Während der Umstellung richten wir tomedo® dann nach Ihren Anforderungen ein und schulen Sie und Ihr Team hinsichtlich der neuen Praxisorganisation.
4. Nach der Umstellung empfehlen wir, die ersten ein bis zwei Tage nur etwa die Hälfte der sonst üblichen Anzahl an Patienten zu empfangen. Während dieser Einarbeitungsphase bleibt jemand von uns vor Ort, schult Sie und Ihr Praxisteam weiter und begleitet den Praxisalltag. Auch danach erhalten Sie durch unseren profund geschulten Support jederzeit schnelle und kompetente Hilfe.
5. Nach der Einlernphase bieten wir (optional) sogenannte Optimierungspakete an. Das bedeutet, dass nach ein paar Wochen, in denen Sie sich an tomedo® gewöhnt haben, nochmal eine:r unserer Expert:innen bei Ihnen vorbeikommt, um zu klären, welche Abläufe in Ihrer Praxis noch weiter optimiert werden können. Die dabei identifizierten To-dos werden entweder ad hoc oder im Nachgang zeitnah abgearbeitet.

Sie sehen also: Wir begleiten und unterstützen Sie in Ihrem neuen Praxismanagement mit viel Know-how und jeder Menge Herzblut.

Wir wollen die vielschichtigen Vorteile, die Apple-Geräte bieten, allen Ärzt:innen zur Verfügung stellen. Deswegen ist tomedo® das einzig nativ für Apple-Hardware entwickelte PVS, das es unseres Wissens in Deutschland gibt. Nativ bedeutet u.a., dass tomedo® ausschließlich auf Apple läuft und sich wie ein richtiges Mac-Programm anfühlt – nicht wie eine auf die breite Masse ausgerichtete Mischlösung, welche sich nicht mit der Qualität und dem Bedienkomfort eines nativen Apple-Programms messen kann. Dafür halten wir bei der tomedo®-Entwicklung die "Human Interface Guidelines" von Apple ein, die beschreiben, wie Bedienelemente optimal aufgebaut, angeordnet und eingesetzt werden, um die Bedienung so intuitiv wie möglich zu gestalten. Auch, wenn Apple-Geräte allgemein als teurer gelten, ist ihre Anschaffung dennoch sinnvoll, da sie auf lange Zeit deutlich preiswerter als Windows-Geräte sind. Denn: Sie halten länger und verursachen weniger IT-Support. Kleinere Geräte, wie der Mac Mini, der problemlos für die tomedo®-Clients genutzt und an einen evtl. bereits vorhandenen Monitor angeschlossen werden kann, sind zudem bereits deutlich günstiger als die großen iMacs zu erwerben. Auch IBM, ehemals größter Windows-PC-Hersteller, hat das erkannt und intern auf Macs für seine Mitarbeiter:innen umgerüstet. Jede Woche kamen dort ca. 1.900 neue Macs hinzu. IBM schätzt die Kostenersparnis auf 270 bis 540 US-Dollar pro Mac, hauptsächlich weil die IT-Support-Anrufe pro Mitarbeiter:in von 40% für Windows-PCs auf nur 5% für Mac-PCs sanken.

Ja, das ist tatsächlich möglich. Die initialen Kosten beim Wechsel setzen sich im Wesentlichen aus den Hardwarekosten (obsolet, wenn Sie bereits Apple in Ihrer Praxis nutzen), den Kosten für die finale Altdaten-Konvertierung (optional) und den Stunden für die Installation zusammen. Für tomedo® selbst fallen keine weiteren initialen Kosten an.

All diese Kosten können zudem finanziert werden. Wir können Sie bei Interesse gerne mit unseren Finanzierungspartnern in Verbindung setzen.

Ja. Sie können jedwede Formulare auf dem iPad einbinden und direkt von Ihren Patienten digital ausfüllen lassen. Die eingegebenen Daten landen dann (bei entsprechender Konfiguration) sofort in der betreffenden Patientenakte. Einige Formulare können wir Ihnen bereits für das iPad zur Verfügung stellen. Bei neu einzubindenden Formularen unterstützt Sie unser Support gerne.
Bei der Erfassung der eigenhändigen Unterschrift auf dem iPad wird auch eine sogenannte "Druckspur" gespeichert, was die Rechtssicherheit Ihrer Dokumentation steigert. Die Unterschrift wird damit nahezu fälschungssicher mit den Formulardaten in der tomedo®-Datenbank hinterlegt. Voraussetzung dafür ist das iPad Pro mit dem Apple Pencil.
Des Weiteren bieten wir eine Schnittstelle zu der iPad-basierten infoskop®-Produktsuite von Synmedico mit Aufklärungsbögen diverser Fachrichtungen und mehreren Tausend Patientenvideos und Illustrationen an.

Ja. Es gibt Einschränkungen (keine Eingabe von Diagnosen und Leistungen übers iPhone/iPad), aber auch Zusatzfunktionen (z.B. Videos/Fotos direkt als Karteianhänge aufnehmen, grafische Bettenverwaltung für das iPad, Patienten / andere Ärzt:innen direkt anrufen, Sat-Navigation zur Hausadresse des Patienten, OP- und Anästhesie-Modul).

Viele Zusatzmodule anderer Anbieter (Backup, Notfall-Hotline, individuell erstellbare Produktkataloge, LDT, DMP, HKS, Körperstempel, Augenarzt-Modul) sind bei uns selbstverständlich und daher inklusive. Des Weiteren fallen bei unserem Mietmodell keine Basiskosten und keine späteren Neu-Kosten für neue Versionen an.

Vor allem aber sollten Sie auch die erwartete Produktivitätssteigerung durch die Arztpraxis-Software in Ihre Kostenanalyse einfließen lassen. Wenn das von Ihnen favorisierte PVS gegenüber dem zweitbesten PVS jedem Mitarbeiter auch nur zehn Minuten Arbeit pro Tag einspart, beläuft sich die dadurch gesteigerte Produktivität im Quartal auf

20 EUR (angenommene stündliche Produktivität pro Mitarbeiter im Durchschnitt)
* 6 (2 Ärzt:innen + 4 Helfer:innen)
* 78 Quartalstage (Samstagsöffnung vorausgesetzt)
* 10/60 (10 min eingesparte Zeit in Std. umgerechnet)
= 1560 EUR,
was deutlich mehr ins Gewicht fällt als die Unterschiede der Softwarekosten pro Quartal.

Außerdem werden Sie bei einem Umstieg von den Abrechnungsziffern-Vorschlägen unserer künstlichen Intelligenz (KI) profitieren. Uns haben schon viele hochzufriedene Kund:innen bestätigt, dass sich ihre Abrechnungen dadurch so signifikant verbessert haben, dass die (oft nur auf den ersten Blick bestehenden) Mehrkosten sich nach kürzester Zeit amortisiert haben. In diesen Funktionen steckt großes wirtschaftliches Potenzial für Ihre Praxis.

Ihre Arztpraxis-Software ist also das ökonomische Rückgrat Ihrer Praxis! Verglichen mit dem immensen Einfluss, den die Praxis-EDV heutzutage auf die Produktivität der Mitarbeiter, die Effizienz des Praxis-Workflows, Ihre Abrechnung und damit am Ende auf Ihre Einnahmen hat, dürften die ein, zwei Euro mehr pro Tag pro Mitarbeiter, die Sie für tomedo® ausgeben, in einer rationalen Kostenkalkulation kein ausschlaggebender Punkt sein.

Ja, dies ist Teil unseres Arbeitszeitverwaltungs-Moduls Arzeko (ohne Zusatzkosten in tomedo® inkludiert). Sie bzw. Ihre Mitarbeiter:innen können sich entweder per Knopfdruck "ein- und ausstempeln", oder dafür unsere Gesichtserkennungsfunktion nutzen. So erfassen wir übrigens auch bei uns die Arbeitszeiten: Am Eingang hängt ein iPad an der Wand, unsere Mitarbeiter:innen stellen sich nur kurz davor, gucken in die Kamera und fertig. Ihrer digitalen Arztpraxis steht mit unserer vollumfänglichen Praxismanagement-Software somit nichts mehr im Wege. Mehr dazu finden Sie auf unserem YouTube-Kanal.

Für den Server empfehlen wir einen tomedo®-Server mit Professional-Grade-SSD-RAID-System. Bei Praxen mit nur ein bis drei Arbeitsplätzen kann der Server stattdessen auf einem der Arbeitsplätze (iMac) installiert werden. Statt die interne Festplatte zu nutzen, empfehlen wir, die tomedo®-Datenbank auf einem Areca-RAID zu installieren (ein Thunderbolt-Hardware-RAID, das wir in Kombination mit Hochleistungs-SSD-Platten anbieten), sodass der tomedo®-Server selbst bei Ausfall einer Festplatte ganz normal ohne Datenverlust weiterläuft.

Als Clients können alle Macs genutzt werden, die mit dem aktuellen Mac-Betriebssystem oder mindestens OS 10.15 (Catalina) kompatibel sind. Bei einer Neuanschaffung empfiehlt sich entweder ein iMac 24'', der Mac mini in der Basisversion oder ein Laptop (MacBook Air 13''), den Sie nach Hause und ggf. auf Hausbesuche mitnehmen können. In der Praxis schließen Sie einfach einen größeren Monitor an. Auch hierfür gibt es übrigens günstige Finanzierungsmöglichkeiten.

Hinweis: Die benötigte Ausstattung hängt von Ihren persönlichen Anforderungen und den Gegebenheiten in Ihrer Praxis ab. Welche Hardware-Komponenten Sie brauchen, stimmen wir gerne mit Ihnen und/oder Ihrem IT-Betreuer ab – bitte kommen Sie dafür auf uns zu.

tomedo® ist zu einem ungewöhnlich hohen Grad personalisierbar. Sie können u.a. Textbausteine (die auch komplexe Frage-Antwort-Dialoge enthalten können) selbst verfassen, die an jeder Stelle im Programm (selbst in Formularen) benutzt werden können. Des Weiteren können Sie Aktionsketten anlegen, um den Praxis-Workflow zu steuern. Damit kann dann die/der MFA bzw. der Arzt / die Ärztin auf einen Schlag die für einen Behandlungsfall typischen Diagnosen, Leistungen, Karteieinträge und Verordnungen eingeben, sowie die zugehörigen Formulare und Rezepte bedrucken. Auch vorausgefüllte Formulare und Rechnungen können Sie als Vorlagen speichern und müssen diese dann nur noch für den aktuellen Patienten drucken oder die Angaben geringfügig editieren. Einer reibungslosen Patientendokumentation steht damit nichts im Wege.

Für die Briefschreibung können Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, die Befehle wie z.B. "die letzten 5 Karteieinträge vom Typ ANA hier einfügen" enthalten können. Unser Formular-Editor ermöglicht Ihnen komfortables Erstellen sogenannter Custom-Formulare (in A4, A5, A6 oder selbst definiertem Druckformat), deren Felder sich über diese Befehle, die wir “Briefkommandos” nennen, automatisch vorausfüllen können. Diese Custom-Formulare können Sie Ihren Patienten sogar auf dem iPad zum Ausfüllen reichen. Sie sind auch mit drucksensitivem Unterschriftfeld, z.B. für Einverständniserklärungen, möglich.

Außerdem können Sie sich Ihre eigenen To-dos und an vielen Stellen Filterungen definieren (wie z.B. "filtere die Tagesliste so, dass ich nur Patienten sehe, die von Dr. Fischer behandelt werden und für die heute noch eine OP ansteht" oder "alle noch nicht von mir abgerechneten Patienten"). Dazu kommen noch diverse optische Individualisierungen, wie z.B. Buttons (inkl. deren Grafiken und Beschriftungen) und die Personalisierung von Tabellen (Spalten ein-/ausblenden, sortieren, einfärben) oder auch der Farben, in denen unterschiedliche Karteieintragstypen dargestellt werden sollen.

Wenn Sie technisch etwas versierter sind, können Sie auch eigene Buttons erstellen, auf die Sie beliebige Apple-Scripts legen können.

Last but not least haben wir ein Tausch-Center, über das tomedo® -Ärzt:innen und -Techniker:innen allen anderen tomedianer:innen ihre Formular-, Brief-, Statistik- und andere Vorlagen zur freien Verfügung stellen. Dieser wertvolle Fundus an direkt aus der Praxis stammenden Vorlagen erweitert sich ständig.

Ja, der tomedo®-Kalender schlägt Ihnen die nächsten freien Termine vor, die Sie dann mit nur einem Klick übernehmen können. Sie können diese automatische Suche nach freien Terminen nach Kriterien, wie z.B. einzelnen Behandler:innen oder bestimmten Terminarten, einschränken. Den Kalender gibt es übrigens auch in einer Online-Version, die Sie auf Ihrer Praxis-Website einbinden können. Über diesen Online-Terminplaner können Ihre Patienten jederzeit Termine online buchen, was die Terminplanung bzw. Anmeldung in Ihrer Arztpraxis vor Ort erheblich entlastet.

Ja. Mit tomedo® kann man jedes Arztbrief-Muster weitestgehend automatisch befüllen. Dafür steht eine umfangreiche Bibliothek von sogenannten Briefkommandos zur Verfügung. Mit den Briefkommandos kann man nahezu jeden Datensatz aus der Patientenakte oder aus den Patienten-Stammdaten automatisch in den Arztbrief übernehmen. Dazu muss man einmalig die Arztbrief-Vorlagen (z.B. für Überweisungen oder Epikrisen) importieren und entsprechend konfigurieren. Wer den Aufwand scheut, kann das auch unseren Support machen lassen.

Immer wiederkehrende Formulierungen kann man außerdem als Textbausteine anlegen. Für besonders häufig verwendete Arztbrief-Textbausteine kann man sogar eigene Buttons im Texteditor anlegen. Es gibt zahlreiche Beispiele unserer Kund:innen, die tatsächlich mit nur ganz wenigen Klicks komplette Briefe schreiben. Auch der Versand eines elektronischen Arztbriefes, welcher durch die Einführung der TI bzw. der elektronischen Patientenakte (ePA) sehr wichtig ist, ist bei tomedo® problemlos möglich.

Hausärzt:innen, Anästhesist:innen, Notärzt:innen etc. können tomedo® auf einem Laptop (z.B. auf dem MacBook Air) installieren und ihn zum Notdienst/Hausbesuch oder zur OP mitnehmen. Sie können sich vor Ort schnell und einfach über eine sichere VPN-Verbindung mit Ihrem Praxisserver verbinden. Wenn Sie offline arbeiten, werden alle vorgenommenen Änderungen vollautomatisch mit dem Server synchronisiert, sobald Sie wieder im Praxis-Netzwerk sind. Zusätzlich können Sie tomedo® auf einem iPad und/oder iPhone nutzen, um Karteieinträge zu diktieren, über den Navi-Modus zur Patientenadresse zu navigieren, oder mit einem Fingerdruck Patienten direkt aus tomedo® heraus anzurufen.

Ja, wir haben tomedo® auch in großen Mehr-Betriebsstätten-Praxen im Einsatz. Die verschiedenen Betriebsstätten werden über eine VPN-Technologie in einem gemeinsamen Netz vereint. Die Nebenbetriebsstätten können dafür mit eigenen Servern ausgestattet werden, die sich in Echtzeit mit dem Server der Hauptbetriebsstätte synchron halten (unsere "Multiserver-Lösung"), oder aber auch ohne eigenen Server auskommen. Wir haben bei der Entwicklung von tomedo® die Client-Server-Kommunikation stark optimiert (vor allem auch wegen der iPad- und iPhone-Anbindung), sodass die Nutzung von tomedo® in Nebenbetriebsstätten selbst bei schlechter Internetverbindung gut funktioniert.

Außerdem können die Clients (Arbeitsplätze) alle vom Server empfangenen Informationen in ihren eigenen lokalen Datenbanken zwischenspeichern und bei einem eventuellen Netzausfall autark im Offline-Modus weiterarbeiten. Sie synchronisieren sich automatisch, wenn wieder Verbindung zum Server besteht. All das geschieht zuverlässig und unmerklich.

Unsere HNO-Ärzt:innen begeistert vor allem die Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter bei der Arbeit zu entlasten. So können Patienten sich vor Ort in der Praxis auf einem bereitgestellten iPad selbst aufnehmen, HNO-Anamnese-Bögen ausfüllen oder ihr Foto für die Akte als "Selfie" knipsen. Auch die APHAB-Fragebögen zur Bestimmung einer Hörbehinderung können die Patienten selbst auf dem iPad ausfüllen. Alle Eingaben werden in Echtzeit mit den Rechnern in der Praxis synchronisiert, sodass der Arzt / die Ärztin im Anschluss zusammen mit dem Patienten dessen Antworten auf seinem iMac auswerten kann. Mit einer speziellen APHAB-Statistik kann der Arzt / die Ärztin so zum Beispiel auswerten, welche Hörgeräte und Akustiker für seine/ihre Patienten die größte Hörverbesserung erzielt haben.

Einzelne Termine können die Patienten online auf der Praxiswebsite vereinbaren; der Online-Terminkalender von tomedo® synchronisiert sich in Echtzeit mit dem Praxisserver, sodass keine Doppelt-Vergaben entstehen. Auch Termine für Folgeuntersuchungen können Patienten sich noch in der Praxis, hier wiederum auf dem iPad, selbst vergeben. Dadurch werden die Mitarbeiter:innen an der Anmeldung merklich entlastet, ohne dass der Praxisablauf beeinträchtigt wird. Zusätzliche Entlastung bieten u.a. das Selbstanmelde-Terminal und das Patienten Aufruf- und Leitsystem “PauL”.

Jede Menge, denn tomedo® ist ja in einer Hautarzt-Praxis mit drei verteilten Betriebsstätten und über zehn Ärzt:innen entwickelt worden. So können Sie z.B. mit einem Handy-Dermatoskop wie dem HEINE iC1 (ein Hand-Auflichtmikroskop, das einfach auf ein iPhone aufgesteckt werden kann) Aufnahmen von Nävi für die Hautkrebsvorsorge machen. Die Aufnahmen können Sie auf einem Körperstempel positionieren und in Echtzeit – auch gemeinsam mit den Patient:innen – auf dem iMac begutachten.

Unser intellimago ist ein dazu passendes Bilderverwaltungssystem und eine iPhone-App zur Fotodokumentation und Videodermatoskopie. In tomedo® kann man mit einem Klick aus der Patientenakte in das entsprechende Bild-Datenbank-Archiv von intellimago springen, um sich z.B. die mit dem Handyskop gemachten Befundbilder anzusehen. Außerdem kann man in intellimago Auswertungen, wie das Analysieren der Veränderung eines Muttermals bzw. Leberflecks zwischen Befundungszeitpunkten, vornehmen.

Um einzelne Läsionen genauer vergleichen zu können, haben wir eine Slide-Over Funktion entwickelt, mit der es möglich ist, zwei Bilder genau übereinander zu legen und dann mit einem Slider (Schieber im Bild) zu überblenden, um einen exakten Eindruck der Veränderung zu erhalten. Diese Funktion ermöglicht es zum Beispiel, den Unterschied zwischen einer polarisierten und einer nicht polarisierten Aufnahme zu erkennen.

Anbindungen von tomedo® an Fremdanbieter, wie Fotofinder und das Handyskop „Handyscope“ sowie „Dermlite“, bestehen auch.

Natürlich beinhaltet tomedo® auch auf Dermatolog:innen zugeschnittene Aktionsketten (vorgefertigte Workflows zur Eingabe von Karteidokumentationen, Leistungen, Diagnosen und Formularen), Textbausteine, alle gängigen Formulare und Tools wie das PASI-Scoring.

Auch hier haben wir vorgefertigte Workflows und Textbausteine. Sehr praktisch ist für Kinderärzt:innen unsere Familienverknüpfungsfunktion: In der Akte können direkt Verwandtschaften zu anderen Patienten (-Akten) vermerkt und bezeichnet werden; durch einen Klick kommt man dann sofort in die Akte des verwandten Patienten. Weiterhin bietet tomedo® Perzentilen-Kurven für Körpergröße, Gewicht und BMI, einen Vorsorgeuntersuchungs- und Impfplaner mit Lagerhaltung und Recallsystem inklusive automatischer Erinnerungen per Serienbrief, E-Mail oder SMS.

Sehr beliebt sind auch die iPad-Versionen der U- und J-Untersuchungsbögen, die das Ausfüllen durch die Eltern unterstützen. Ebenso ist die Anamnese und Eingabe der Stammdaten durch die Eltern auf dem iPad über die tomedo®-App möglich, was Ihr Team bei der Neuanlage von Patienten merklich entlasten kann.

Ja. Laut einer Statistik der Kassenärztlichen Bundesvereinigung von 2022 ist tomedo® unter den sechs meistgenutzten Programmen für niedergelassene Augenärzt:innen und mit Abstand die populärste Augenarzt-Software für den Mac. Neben der Anbindung aller gängigen Geräte (Lensmeter, Refraktometer, Phorometer, Tonometer, Keratometer usw.) bieten wir Refraktions- und Augendruckmasken (mit historischem Werteverlaufsgraph), eine individualisierbare Sehhilfeverordnung und alle gängigen, von Ophthalmolog:innen benötigten, Formulare.

Ein großes Plus ist auch unser sehr individuell konfigurierbarer Kalender mit automatischer Terminsuche selbst für Kettentermine, automatisch erstellbarem OP-Plan und SMS-Erinnerung, sowie Echtzeit-Einbindungsmöglichkeit auf Ihrer Webseite zwecks Online-Terminvergabe durch Patienten und auch Zuweiser:innen.

Auch für Augenärzt:innen können wir Anamnesebögen zur Patienten-Selbstaufnahme per iPad sowie IGeL- / Einverständnis-Formulare anbieten.

Aus einer mehrjährigen Zusammenarbeit mit aycan entstand aycan workflow, eine innovative, voll integrierte Patientenverwaltungs-/PACS-Lösung.
Diese besteht aus zwei führenden Technologien: aycan's zuverlässigem PACS und dem Patientenverwaltungssystem tomedo® von zollsoft. Die entscheidenden Vorteile sind:

• Nahtlose Integration von bestehenden Software-Lösungen
• Die perfekte Symbiose: Schlüsselfertige Installation aus einer Hand
• Effizientere Arbeitsabläufe sorgen für einen optimierten Praxis-Workflow
• Individuelle Anpassbarkeit
• Direkter, persönlicher Service aus Deutschland
• Intelligente, regelgesteuerte Auftragsabwicklung und Terminierung
• Benutzerspezifische Befund- und Diktat-Optionen (Spracherkennung mit radiologischem Wortschatz)
• Umfangreiche Möglichkeiten zur Weitergabe der Befunde über DICOM, PDF, Webserver, verschlüsselte E-Mail uvm.

Mehr Informationen dazu finden Sie hier. Einen Umstellungsbericht der Radiologie vor Ort (vier Standorte, acht Ärzt:innen, RIS auf 71 Macs und 18 iPads) zur RIS-Umstellung finden Sie hier, einen Umstellungsbericht des Harzer PET-Zentrums (Praxis für Nuklearmedizin mit 16 RIS-Clients, Befund-Workstations mit Spracherkennung und iPad Teleradiologie-Lösung) finden Sie hier.
Eine Broschüre zum aycan PACS für das digitale Bildmanagement Ihrer Praxis mit tomedo® finden Sie hier.
Das Statement einer orthopädischen Praxis zur Umstellung auf das aycan PACS finden Sie hier.

Nein. Wenn beispielsweise zwei Nutzer:innen die Kartei geöffnet haben und Karteieinträge und Leistungen eingeben, aktualisiert sich die Kartei entsprechend live bei beiden Nutzer:innen, auch, ohne dass diese das Fenster erst schließen und wieder öffnen müssen.

Ja. tomedo® kann auf Ihren Scanner zugreifen, sodass eingescannte Dokumente immer automatisch in die aktuell geöffnete Karteikarte (bei mehreren offenen Karteien die im Vordergrund befindliche) eingefügt werden. Handelt es sich um einen Bundeseinheitlichen Medikationsplan (BMP), erkennt tomedo® das automatisch am Barcode, ohne dass Sie einen einzigen Klick oder Tastendruck machen müssen.

Ja. Die Computerfaxe können durch Drag-and-Drop vom Fax-Inbox-Ordner in die Kartei des betreffenden Patienten gezogen werden. Auch das Versenden von Arztbriefen per Fax aus tomedo® ist möglich.

Ja, beliebig viele.

Als Textverarbeitung unterstützen wir offiziell MS Word und das kostenlose LibreOffice; Pages funktioniert prinzipiell auch, aber ist nicht immer ganz kompatibel mit dem DOCX-Standard. tomedo® benutzt einfach das auf Ihrem Rechner eingestellte Standard-Programm für DOCX-Dateien; dieses können Sie manuell ändern, indem Sie im Finder auf ein DOCX-Dokument rechts-klicken und "Informationen" auswählen.

Briefvorlagen können so konfiguriert werden, dass z.B. der letzte Karteieintrag / die letzten “n” Karteieinträge oder Bilder eines bestimmten Typs des betreffenden Patienten an eine bestimmte Stelle im Brief automatisch eingefügt wird / werden. Ihre Helfer:innen würden dann einen Karteieintrag erstellen und anschließend den Button Briefschreibung klicken. Dabei können über Buttons oder auch per Tastatur Textbausteine, Frage-Antwort-Dialoge und Texte mit Sprungmarken eingefügt werden. Natürlich kann man diese automatisch generierten Briefe dann auch noch nachbearbeiten; außerdem unterstützt tomedo® Serienbriefe und spezielle Anrede-Texte für Patienten und andere Empfänger.

tomedo® ist für die Blankoformularbedruckung zertifiziert. Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit, Formularhintergrund und -inhalt zugleich auf spezielles, von der Kassenärztlichen Vereinigung zur Verfügung gestelltes „Blankopapier“ zu drucken. Der Vorteil ist, dass Sie nicht immer das richtige Formular heraussuchen und in den Drucker schieben müssen.

Für die Blankoformularbedruckung bieten sich Drei- oder Vier-Schacht-Drucker an, prinzipiell geht aber auch ein normaler Laserdrucker oder Tintenstrahler, bei dem Sie A4 im Normalschacht haben und im manuellen Schacht A5 sowie Rezepte einschieben. Sie bekommen von der KV speziell karierte, leere A5- und A4-Papiere zugeschickt. Diese legen Sie dann jeweils in einen Schacht ein. Außerdem legen Sie noch reguläres A4-Papier in einen dritten Schacht (für Arztbriefe und andere normale Ausdrucke), A6-Kassenrezepte (sog. rote Rezepte) in einen vierten Schacht und A6-Privatrezepte (sog. grüne Rezepte) in die manuelle Zufuhr. Damit können Sie alle Formulare vom Rechner ausdrucken, ohne im Drucker irgendetwas einlegen zu müssen – das ist der Vorteil gegenüber dem traditionellen Formulardruck, bei dem man das korrekte Formular finden muss und manuell in den Drucker einschiebt. Haben Sie nur drei Schächte und eine manuelle Zufuhr, müssen Sie z.B. Briefe auf einem anderen Drucker drucken.

Eine Übersicht über passende, empfohlene Geräte finden Sie hier.

Achten Sie darauf, dass Sie die drei bis vier Papierkassetten gleich mitbestellen (die Standardausführungen haben nur eine Kassette). Die Gesamtkosten sollten dabei zwischen 400 EUR und 600 EUR netto betragen.

Ja. Das Patienteninformations- und Leitsystem HITPANEL für Patientenaufrufe, die Anzeige von IGeL-Leistungen, Urlaubsplänen sowie Öffnungszeiten kann dank einer gemeinsam entwickelten Schnittstelle optimal eingebunden werden.

Mit unserem PauL (“Patientenaufruf-Leitsystem”) bieten wir eine clevere, preiswerte Alternative, die u.a. ohne eigenen Rechner auskommt.

Ja, die gibt es bei uns, mit hoher individueller Konfigurierbarkeit und flexiblen Filterungsmöglichkeiten. Jede:r Behandler:in (müssen nicht nur Ärzt:innen sein) kann individuell ankreuzen, ob er seinen Patienten schon abgerechnet und dokumentiert hat sowie kann die Listen vergangener Tage einsehen. Alternativ können Sie das Programm über Abgerechnet- und Dokumentiert-To-dos so konfigurieren, dass Patienten von gestern auch in der Heute-Liste noch zu sehen sind, wenn sie noch nicht abgerechnet oder noch nicht dokumentiert worden sind.

Ja. Wir haben derzeit Arztpraxen in Österreich, der Schweiz, Spanien und Dubai. Im Zuge der Registrierkassenpflicht in Österreich ab 01.04.2017, die auch für Arztpraxis-Software gilt, haben wir das Kassenbuch erweitert, um die entsprechenden Anforderungen zu erfüllen.

Unsere Formulare und Briefvorlagen können Sie in lokaler Sprache erstellen und die Leistungskataloge und Medikamentendatenbanken individuell anlegen. Das Programm ist derzeit auf Deutsch und Englisch verfügbar; Unterstützung für andere Sprachen können wir bei Bedarf entwickeln.

tomedo® ist zwar erst Ende 2013 auf den Markt gegangen, wird inzwischen aber bereits von mehr als 6000 Ärzt:innen eingesetzt. Aufgrund unseres Mietmodells vermeiden wir das Problem anderer Hersteller, die während ihrer Wachstumsphase durch die Erlöse aus den Lizenzverkäufen profitabel waren, jedoch, nachdem sich die Nutzeranzahl stabilisierte und nicht genug neue Lizenzen mehr verkauft wurden, einen Umsatzeinbruch und nur noch geringe Einnahmen aus Software-Wartungsverträgen hatten. In der Folge mussten Entwickler:innen entlassen werden, wodurch nur noch Notfallprogrammierungen gemacht werden, aber nicht mehr innoviert werden konnte. Das führte zu unzufriedenen Kundinnen und Kunden, was den Teufelskreis dann letztlich komplettierte.

Fusionen sind im Bereich der Arztpraxissysteme häufig, und der damit oft einhergehender Druck zum Umstieg auf ein Programm durch Nicht-Weiterentwicklung ist ein Ärgernis für Arztpraxen. Die zollsoft GmbH ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen und entwickelte das Arztinformationssystem tomedo® in den Räumlichkeiten zweier größerer Gemeinschaftspraxen der Eltern unserer Geschäftsführer:
In einer chirurgischen Praxis mit OP und Bettenstation (8 Fachärzt:innen, insg. über 50 Fachkräfte): www.jena-praxisklinik.de
und einer dermatologischen und hausärztlichen Praxis (10 Ärzt:innen, insg. über 30 Fachkräfte): www.venenpraxis-jena.de

“Da eine Umstellung für jede Praxis einen ressourcen-fressenden und komplizierten Prozess darstellt, wollten wir mit der Entwicklung unserer eigenen Arztpraxis-Software sichergehen, in unserer zukünftigen Arzt-Laufbahn kein weiteres Mal wechseln zu müssen.” (Mehr hierzu können Sie in einem Interview mit Dr. Christine Zollmann in Der Dt. Dermatologe 1/2018 lesen.)

Auf keinen Fall sind wir daran interessiert, durch eine Fusion wieder in Abhängigkeit zu geraten.

Ja. Sie können nach Ihrer Berufstätigkeit und auch, wenn Sie aus sonstigen Gründen Ihren Mietvertrag kündigen, tomedo® unbegrenzt lang kostenlos im „Nur-Lese-Modus“ weiter nutzen und damit alle Einträge lesen, aber keine neuen Einträge mehr anlegen.