Die elektronische Patientenakte (ePA) in tomedo®

Voraussetzungen und Aktivierung

Pünktlich zum vom Gesetzgeber vorgegebenen Einführungstermin (01.07.2021) der elektronischen Patientenakte (ePA) stehen Ihnen alle dafür notwendigen Funktionalitäten in tomedo® zur Verfügung.

WICHTIGER HINWEIS: Sie müssen noch VOR der Abrechnung von Q2 entweder das Quartalsupdate einspielen (damit Ihre KV über die Abrechnung in tomedo® mitgeteilt bekommt, dass Sie “ePA-Ready” sind – sofern die technischen Voraussetzungen, die hier beschrieben sind, zutreffen), oder Sie müssen sich vorab mit Ihrer KV in Verbindung setzen und auf andere Weise in Kenntnis setzen, dass Sie bzw. Ihre Systeme die ePA bearbeiten können. Andernfalls drohen Honorarabzüge.

Wir werden in Kürze Webinare zu diesem Thema anbieten, zu denen wir Sie in einem Sonder-Newsletter einladen werden. Hier schon einmal die Termine:

  • Für Ärztinnen und Ärzte: Di., 20.7. ab 18:00 Uhr, Mi., 21.7. ab 16:00 Uhr.
  • Für MFA: Di., 3.8. ab 16:00 Uhr und Mi., 4.8. ab 13:30 Uhr.

Mit dem Sonder-Newsletter erhalten Sie dann auch eine Anmelde-Möglichkeit.

In den folgenden drei Abschnitten erhalten Sie alle Informationen, die Sie zur Nutzung der ePA-Funktionalitäten in tomedo® benötigen.

1) Technische Voraussetzungen

Ihre Praxis muss mindestens über einen TI-Konnektor verfügen, der schon das ePA/PTV4-Upgrade erhalten hat. Bezüglich dieses Konnektor-Upgrades hatten wir Sie bereits am 31.5. in einem Sonder-Newsletter informiert. Wenn Sie Ihre TI-Ausstattung nicht über uns bezogen haben, müssen Sie sich für das Upgrade bitte an Ihren TI-Betreuer wenden.

Nutzer des TI-Paketes der zollsoft GmbH, die noch kein Konnektor-Upgrade haben durchführen lassen, können über diesen Link einen Termin mit unseren Technikern für das Upgrade buchen:
https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine.php?uniqueident=60b48084f044a

 

2) Die ePA in tomedo®: Aktivieren und aufrufen

Wenn Ihr TI-Konnektor das PTV4-Upgrade erhalten hat, können Sie hier die ePA-Funktionen in tomedo® aktivieren: tomedo -> Einstellungen -> Praxis -> Kartei (siehe erster Screenshot unten). Danach finden Sie die ePA in den Karteien der Versicherten (siehe zweiter Screenshot unten).

In den tomedo®-Einstellungen können Sie die ePA-Funktionen aktivieren, wenn Ihr TI-Konnektor das PTV4-Upgrade bereits erhalten hat.

Nach Aktivierung der tomedo®-ePA-Funktionen finden Sie die ePA in der jeweiligen Patientenakte.

Zugriff und Dateneingabe

 

3) Zugriff auf die ePA in tomedo®

Über die Schaltfläche “Aktenanbieter bestimmen” (siehe Screenshot oben) lösen Sie eine Suche nach der Akte innerhalb der Telematikinfrastruktur aus. Dies ist für jede ePA initial notwendig, da die Akten von unterschiedlichen Kassen angeboten werden und tomedo® sich die betreffende Verbindung merken muss.

Falls Ihr Patient seine ePA noch nie genutzt oder anderweitig aktiviert haben sollte, können Sie das über die Schaltfläche “Aktenkonto aktivieren” tun.

Über das Schlosssymbol (siehe Screenshot oben) haben Sie bei “aktivierter” Akte die Möglichkeit, Ihre Berechtigung für den Zugriff (7 bis max. 540 Tage) auf die Akte zu beantragen. Der Versicherte muss diesen Zugriff dann vor Ort durch Eingabe seiner PIN bei gesteckter eGK bestätigen, sofern er das nicht schon im Vorfeld in seiner ePA-App – welche die Versicherer stellen – getan hat.

 

4) In der ePA Daten abrufen und hinzufügen

Sie können nun die freigegebenen Inhalte der ePA einsehen und wie gewohnt über die Merkmale im Tabellenkopf filtern (siehe Screenshot unten). Die Inhalte der ePA lassen sich ganz einfach per Drag & Drop in die normale Patientenakte ziehen und umgekehrt. Alternativ können Sie Inhalte,, wie immer in tomedo®, über das “+”-Zeichen hinzufügen.

Dateien, die Sie hinzufügen, müssen immer mit Meta-Informationen angereichert werden. Pflichtangaben sind: Autor, Fachrichtung der Einrichtung, Dokumentenklassifizierung (grob und fein), Sprache und das Erstelldatum (siehe zweiter Screenshot unten).

Wie gewohnt können Sie einstellen, welche Spalten angezeigt werden und Sie können innerhalb der Spalten filtern.

Wenn Sie Dateien zur ePA hinzufügen, müssen Sie Meta-Informationen pflegen.

Kosten / Kostenerstattung

 

5) Kosten für die ePA-Funktionen in tomedo® : Werden erstattet

Das Konnektor Update für ePA/PTV4 und die ePA-Funktionalitäten in tomedo® sind kostenpflichtig: Für das Konnektor-Upgrade fallen einmalig 400,- EUR an, für die Bereitstellung der ePA-Funktionen in tomedo® weitere einmalige 150,- €. Für Wartung und Betrieb der ePA-Funktionen in tomedo® fallen 4,50 EUR pro Quartal an (Bruttopreise). Alle hier genannten Kosten werden von Ihrer KV erstattet.

6) Hinweise zur Erstattung durch Ihre Landes-KV

Leider haben auch hier die verschiedenen Landes-KVen unterschiedliche Vorgehensweisen, bitte wenden Sie sich deshalb bezüglich Erstattung direkt an Ihre KV.

Wir können Ihnen dazu gerne – wenn von Ihrer KV gefordert – eine Bescheinigung über das vollzogene PTV4-Upgrade Ihres Konnektors ausstellen, sofern Sie unser TI-Paket nutzen. Andernfalls müssen Sie sich bzgl. einer Bestätigung des Upgrades bitte an Ihren TI-Betreiber wenden.

Sollten Sie noch kein Konnektor-Upgrade durchgeführt haben, können Sie in tomedo® den ePA-Status Ihrer Betriebsstätte manuell einstellen, siehe Screenshot unten.

Die manuelle Angabe Ihres “ePA-Status”.