Als Praxissoftware-Hersteller kennen wir die Herausforderungen des Praxisalltags und die Abläufe, die in einer Arztpraxis wichtig sind. In diesem Artikel erhalten Sie praktische Tipps, mit welchen Sie Ihre Praxis besser organisieren können.
Abrechnung und Finanzen in der Praxis
Die finanzielle Organisation ist entscheidend, um die Praxis langfristig erfolgreich zu führen. Mit einem klaren Budget, einem effizienten Abrechnungssystem, regelmäßiger Liquiditätskontrolle und einer durchdachten Investitionsstrategie können Sie Ihre Praxis auf einem stabilen finanziellen Fundament aufbauen.
Setzen Sie sich zu Beginn des Jahres ein realistisches Budget, das alle Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt. Dabei sollten Sie alle fixen Kosten wie Miete, Gehälter, Versicherungen, und Betriebskosten genauso einplanen wie variable Ausgaben (bspw. Materialkosten und Fortbildung). Achten Sie darauf, Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben zu bilden, und überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie innerhalb des Budgets bleiben.
Optimieren Sie Ihre Abrechnungssysteme: Sorgen Sie dafür, dass Sie mit der richtigen Praxissoftware arbeiten, die eine einfache und fehlerfreie Abrechnung nach EBM (Einheitlicher Bewertungsmaßstab) oder GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte) ermöglicht. Achten Sie darauf, alle erbrachten Leistungen genau zu dokumentieren und direkt nach der Behandlung abzurechnen.
Behalten Sie die Liquidität im Blick und kontrollieren Sie regelmäßig Ihre Finanzen. Es ist wichtig, Ihre Einnahmen und Ausgaben regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Ein Cashflow-Management System hilft Ihnen, Ihre Liquidität jederzeit im Blick zu behalten. Wenn sich etwa Zahlungen verzögern oder Patientenzahlungen ausbleiben, können Sie rechtzeitig reagieren und bei Bedarf entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Priorisieren Sie Investitionen, die langfristig zu einer Wertsteigerung und Kostenreduktion führen, wie etwa moderne Praxissoftware oder effiziente Geräte, die die Arbeitsabläufe erleichtern. Vermeiden Sie unnötige Ausgaben, die Ihre Liquidität belasten könnten. Bei größeren Anschaffungen sollten Sie genau kalkulieren, ob diese für die Praxisrentabilität und -entwicklung sinnvoll sind.
Marketing und Praxisdarstellung
Praxismarketing ist in der heutigen Zeit nicht mehr nur eine Frage der Außendarstellung, sondern auch eine Notwendigkeit zur Patientengewinnung und -bindung. Eine professionelle Website, sowie Präsenz in sozialen Medien und auf Bewertungsportalen erhöhen die Sichtbarkeit der Praxis.
Ermutigen Sie zufriedene Patienten, Bewertungen auf Plattformen wie Jameda, Google oder anderen medizinischen Bewertungsportalen zu hinterlassen. Positive Bewertungen stärken nicht nur das Vertrauen neuer Patienten, sondern bieten Ihnen auch Feedback zur Verbesserung Ihrer Praxisabläufe. Reagieren Sie professionell und freundlich auf Bewertungen, egal ob diese positiv oder negativ sind.
Eine gut gepflegte Website ist heute unerlässlich. Achten Sie darauf, dass Ihre Seite klar strukturiert und einfach navigierbar ist. Sie sollte aktuelle Informationen zu Ihrer Praxis, den angebotenen Leistungen und den Öffnungszeiten bieten. Auch eine Online-Terminbuchungsmöglichkeit kann eingebunden werden. Die Seite sollte auf mobilen Geräten gut funktionieren, da immer mehr Patienten über ihre Smartphones nach Ärzt:innen suchen.
Es ist wichtig, dass die Praxis ihre Stärken klar kommuniziert und gleichzeitig die Anforderungen des Heilmittelwerbegesetzes (HWG) berücksichtigt, um keine unzulässige Werbung zu betreiben.
Personalauswahl
Ein gut ausgebildetes und zufriedenes Team unterstützt Ihre Praxis erfolgreich und stellt eine hohe Qualität der Patientenversorgung sicher. Der erste Schritt besteht darin, das richtige Personal auszuwählen.
Erstellen Sie ein Anforderungsprofil für die offenen Stellen. Bestimmen Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, definieren Sie die erforderlichen Qualifikationen und Fachkenntnisse, sowie Berufserfahrung und Soft Skills.
Überprüfen Sie die Bewerberprofile nach den festgelegten Anforderungen. Fachkompetenz und Erfahrung können durch die Überprüfung von Ausbildungsnachweisen, relevanten Zertifikaten und Referenzen geschehen. Fragen nach Zielen, Erwartungen und Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung können Aufschluss über Motivation und Engagement geben.
Nutzen Sie nach der Sichtung der Bewerbungsunterlagen auch kurze Telefoninterviews oder Video-Calls, bevor Sie die Bewerber zu einem gezielten Einstellungsgespräch einladen. Für bestimmte Positionen kann es sinnvoll sein, Bewerber in einer realen Arbeitssituation zu erleben, um ihre Fähigkeiten und ihre Arbeitsweise besser einschätzen zu können.
Die Personalauswahl endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Eine gute Einarbeitung ist entscheidend für die Integration neuer Mitarbeitenden und deren langfristige Bindung an die Praxis. Ein detaillierter Einarbeitungsplan und regelmäßige Feedback-Gespräche tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende schnell wohlfühlen und ihre volle Leistung entfalten können.
Terminmanagement
Das Terminmanagement spielt eine zentrale Rolle im Praxisalltag. Es geht darum, die Termine so zu vergeben, dass der Ablauf in der Praxis reibungslos funktioniert und Wartezeiten für Patienten minimiert werden. Auch für die Wirtschaftlichkeit der Praxis ist das von enormer Wichtigkeit.
Eine Online-Terminbuchung kann dabei helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Wartezeiten zu verkürzen.
Es sollten feste Zeiten für akute Fälle eingeplant werden, ohne dass die regulären Termine dadurch gestört werden. So bleibt die Praxis effizient und es wird sichergestellt, dass sowohl geplante als auch dringende Patienten behandelt werden.
Organisieren Sie regelmäßig Nachfassaktionen oder Erinnerungssysteme für Folgeuntersuchungen oder Vorsorgeuntersuchungen (s. genannte Recalls).
Ein flexibles und durchdachtes Wartezeitmanagement sorgt dafür, dass sich Patienten gut betreut fühlen, ohne dass der Praxisalltag durcheinander gerät. Dies ist z. B. durch ein Patienten-Leitsystem möglich.
Qualitätsmanagement
Ein Qualitätsmanagement-System sorgt für eine hohe Behandlungsqualität, trägt zu effizienten Abläufen bei und erhöht Patientenzufriedenheit.
Definieren Sie klare Standards und Prozesse für alle wichtigen Abläufe in der Praxis. Dazu gehört nicht nur die medizinische Behandlung, sondern auch die Organisation der Terminvergabe, Patientenaufnahme, Abrechnung und Dokumentation. Dokumentieren Sie alle wichtigen Prozesse und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden diese Standards kennen und umsetzen.
Schaffen Sie eine Lernkultur, in der alle Mitarbeitenden in ihrer fachlichen Kompetenz wachsen können, sei es in der Medizin, im Bereich Patientenkommunikation, der Hygiene oder im Umgang mit Praxissoftware. Es reicht nicht aus, einmal eine Schulung anzubieten – Weiterbildung sollte kontinuierlich und auf alle relevanten Bereiche ausgerichtet sein.
Nutzen Sie Patientenfeedback, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. Sie können z. B. Zufriedenheitsumfragen durchführen oder Patienten nach Behandlungsende um ein offenes Feedback bitten. Ein weiteres nützliches Instrument ist der Qualitätszirkel, in dem Sie regelmäßig mit Ihrem Team zusammenkommen, um über die Praxisabläufe und mögliche Verbesserungen zu sprechen.
Entwickeln Sie ein System, das es ermöglicht, Beschwerden schnell zu erfassen, zu bearbeiten und zu lösen. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wie er in einer solchen Situation reagieren sollte, und die Beschwerde sollte zeitnah und transparent bearbeitet werden. Das Implementieren eines Beschwerdemanagements trägt nicht nur zur Qualitätssteigerung bei, sondern zeigt den Patienten auch, dass ihre Meinung gehört und respektiert wird.
Durch die richtige Kombination aus effizienten Prozessen, klaren Abläufen und der richtigen Technologie lassen sich nicht nur die Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch die Patientenzufriedenheit steigern und die Wirtschaftlichkeit der Praxis sichern. Wir bei tomedo® unterstützen Sie dabei, indem unsere Praxissoftware die Verwaltung und Organisation vereinfacht. Vertrauen Sie auf unsere mehrjährige Expertise, um Ihre Praxis effizienter zu gestalten und langfristig erfolgreich zu führen.
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