Ab dem 1. April 2026 wird das Honorar für ambulante Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten um 4,5 Prozent gekürzt. Für psychotherapeutische Praxen ist das mehr als eine abstrakte Anpassung im Vergütungssystem: Je nach Praxisgröße und Auslastung können dadurch pro Jahr mehrere Tausend Euro an Einnahmen wegfallen. Gerade in einem Bereich, in dem viele Leistungen zeitgebunden sind und sich nicht beliebig ausweiten lassen, trifft eine solche Kürzung den wirtschaftlichen Praxisalltag unmittelbar.
Ursachen und Folgen der Honorarkürzung für ambulante Psychotherapeuten
Beschlossen wurde die Honorarkürzung Mitte März durch den Erweiterten Bewertungsausschuss, kurz EBA. Dieses Schiedsgremium kommt dann zum Einsatz, wenn sich Ärzteschaft und Krankenkassen bei Fragen der Vergütung nicht einigen können. Der EBA folgte teilweise der Forderung der Krankenkassen nach Einsparungen und senkte die Vergütung zum 1. April um 4,5 Prozent.
Aktuell stößt die Kürzung auf deutlichen Widerstand aus der Ärzteschaft und den psychotherapeutischen Berufsverbänden.
Die Folgen sind spürbar: Weniger Honorar bedeutet weniger finanziellen Spielraum für Personal, Fortbildungen, Digitalisierung und Investitionen in die Praxisorganisation. Gleichzeitig bleiben Dokumentationspflichten, Terminmanagement, Abrechnung und Patientenkommunikation unverändert aufwendig. Umso wichtiger wird es für Praxen, ihre internen Abläufe zu optimieren und vermeidbare Kosten zu reduzieren – etwa durch moderne Praxissoftware, die administrative Prozesse vereinfacht und Zeit spart. Digitale Lösungen wie tomedo® Praxissoftware und arzt-direkt können hier ansetzen, indem sie wiederkehrende Verwaltungsaufgaben strukturieren, automatisieren und besser in den Praxisalltag integrieren.
Checkliste: Wirtschaftlichkeit in der Psychotherapiepraxis
Beantworten Sie die folgenden Fragen, um die Wirtschaftlichkeit Ihrer psychotherapeutischen Praxis besser einzuschätzen und konkrete Einsparpotenziale im Praxisalltag zu erkennen.
Checkliste öffnen
1. Wo bindet Verwaltung wertvolle Arbeitszeit?
☐ Wie viele Stunden pro Woche fließen in Telefonate, Rückrufe, E-Mails und Terminabsprachen?
☐ Welche Aufgaben wiederholen sich täglich oder wöchentlich und verursachen regelmäßig Personal- oder Eigenaufwand?
☐ Werden Informationen mehrfach erfasst, zum Beispiel erst auf Papier und später digital?
☐ Gibt es Tätigkeiten, die Therapeutinnen und Therapeuten selbst übernehmen, obwohl sie organisatorisch oder digital effizienter lösbar wären?
2. Wo entstehen direkte Einnahmeverluste?
☐ Wie viele Termine fallen pro Monat kurzfristig aus oder bleiben unbesetzt?
☐ Werden frei gewordene Termine schnell genug neu vergeben?
☐ Sind Ausfallregelungen, Absagefristen und Honorarvereinbarungen klar kommuniziert?
3. Wird vollständig und korrekt abgerechnet?
☐ Werden alle erbrachten Leistungen konsequent dokumentiert und abgerechnet?
☐ Gibt es regelmäßig nicht abgerechnete Leistungen, übersehene Ziffern oder vergessene Zuschläge?
☐ Werden Abrechnungsfehler vor der Einreichung erkannt?
☐ Wie viel Zeit kostet die Korrektur von Abrechnungen, Rückfragen oder Nacharbeiten?
4. Gibt es finanzielle Risiken durch Fristen und Genehmigungen?
☐ Sind Therapieanträge, Bewilligungen, Kontingente und Verlängerungen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert?
☐ Gibt es Wiedervorlagen für Fristen, Berichte und Gutachterverfahren?
☐ Können fehlende Genehmigungen oder verspätete Unterlagen zu Honorarverlusten führen?
☐ Werden relevante Dokumente schnell gefunden, wenn sie für Abrechnung oder Prüfung benötigt werden?
5. Wie viel Arbeitszeit bindet die Dokumentation?
☐ Wie viel Zeit fällt nach Sitzungen für Notizen, Berichte, Bescheinigungen oder Briefe an?
☐ Lassen sich wiederkehrende Texte durch Vorlagen, Textbausteine oder Diktat schneller erstellen?
☐ Entsteht Mehrarbeit durch handschriftliche Notizen, spätere Übertragung oder doppelte Ablage?
6. Welche laufenden Sachkosten lassen sich reduzieren?
☐ Wie hoch sind die monatlichen Kosten für Papier, Druck, Porto, Aktenordner und Archivfläche?
☐ Welche Dokumente können digital bereitgestellt, ausgefüllt oder archiviert werden?
☐ Gibt es vermeidbare Kosten durch Medienbrüche, manuelle Ablage oder lange Suchzeiten?
☐ Werden bestehende Prozesse regelmäßig darauf geprüft, ob sie noch wirtschaftlich sinnvoll sind?
7. Werden Praxiszahlen regelmäßig ausgewertet?
☐ Kennen Sie Ihre Ausfallquote, Ihre offenen Leistungen und nicht abgerechneten Positionen?
☐ Wissen Sie, welche Tätigkeiten besonders viel Zeit binden, aber keinen direkten Umsatz erzeugen?
☐ Werden Einnahmen, Auslastung und Verwaltungsaufwand pro Quartal betrachtet?
☐ Gibt es konkrete Kennzahlen, anhand derer Einsparpotenziale sichtbar werden?
8. Welche Investition spart tatsächlich Zeit oder Geld?
☐ Rechnet sich eine Software, ein Modul oder ein externer Service durch eingesparte Arbeitszeit, weniger Personalkosten oder vermiedene Ausfälle?
☐ Welche Prozesse sollten zuerst verbessert werden, weil sie den größten finanziellen Effekt haben?
☐ Gibt es Aufgaben, bei denen die Kosten der bisherigen Arbeitsweise höher sind als die Investition in eine effizientere Lösung?
Kosten sparen in der Psychotherapiepraxis: Diese Bereiche lohnen sich besonders
Rezeption und Anfragemanagement
Im Bereich Rezeption und Anfragemanagement lässt sich in psychotherapeutischen Praxen vor allem dort Geld sparen, wo viele manuelle Routinetätigkeiten entstehen: Telefonate entgegennehmen, E-Mails sortieren, Stammdaten abfragen, Anamnesebögen verschicken, Rückfragen beantworten oder Informationen händisch in die Patientenakte übertragen. Besonders relevant ist das, weil viele psychotherapeutischen Praxen gar keine klassische Rezeption haben oder nur über begrenzte MFA- beziehungsweise Assistenzzeiten verfügen.
Digitale Patientenformulare in tomedo® ermöglichen es, wichtige Angaben wie Kontaktdaten, Anamnese oder andere praxisrelevante Informationen bereits vor dem Termin digital abzufragen. Die Formulare können unter anderem per E-Mail, SMS, Terminerinnerung oder QR-Code bereitgestellt werden; ausgefüllte Formulare landen in der tomedo®-Inbox und können bei Bestandspatient:innen direkt der richtigen Kartei zugeordnet werden.
Die Online-Rezeption von arzt-direkt strukturiert Patientenanfragen und entlastet den Praxisalltag. Anliegen wie Rezeptwünsche, Überweisungen oder Rückfragen können online eingereicht werden und landen gesammelt in der tomedo® Inbox. Über die tomedo.API werden sie automatisch der jeweiligen Patientenakte zugeordnet. Die Bearbeitung durch das Praxis-Team erfolgt dann, sobald der Praxis-Workflow es erlaubt.
Terminmanagement und Ausfallzeiten
Gerade in der Psychotherapie sind Ausfälle besonders ärgerlich, weil Sitzungszeiten fest eingeplant sind und kurzfristig oft nicht neu vergeben werden können. Im Bereich Terminmanagement und Ausfallzeiten können psychotherapeutische Praxen Kosten sparen, indem sie telefonische Terminabsprachen und ungenutzte Zeitfenster reduzieren.
Der Online-Terminkalender von arzt-direkt ermöglicht es Patientinnen und Patienten, Termine online oder per arzt-direkt App selbst zu buchen, umzubuchen oder zu stornieren. Die Praxis behält dabei die Kontrolle darüber, welche Termine und Terminarten freigegeben werden. Automatische Terminbestätigungen und Erinnerungen helfen zusätzlich, No-Shows zu vermeiden und die vorhandenen Behandlungszeiten besser auszulasten.
Diagnostik und Verlaufskontrolle
Auch im Bereich Diagnostik und Verlaufskontrolle können digitale Prozesse den Praxisalltag deutlich entlasten. Fragebögen lassen sich in tomedo® effizient abbilden: Praxen können eigene Fragebögen erstellen und diese zu einer Testbatterie verknüpfen. Zusätzlich können lizenzfreie Fragebögen gegen eine einmalige Servicepauschale unbegrenzt und kostenfrei genutzt werden. Mit dem Hogrefe-Modul bietet tomedo® eine nahtlos integrierte Möglichkeit, psychologische Fragebögen des Hogrefe-Verlags digital in den Praxisalltag einzubinden.
Dokumentation und Berichtswesen
Im Bereich Dokumentation und Berichtswesen sparen psychotherapeutische Praxen vor allem Zeit, wenn Sitzungsnotizen, Verlaufsdokumentationen, Briefe und Berichte schneller erstellt werden können. Die tomedo® Spracherkennung unterstützt Sie dabei, indem sie diktierte Inhalte direkt transkribiert und Ihnen so das mühsame Abtippen erspart. Ebenso kann eine bereits aufgenommene Audio-Datei per Spracherkennung bequem transkribiert werden.
Die Dokumentation, ob mündlich oder schriftlich, kann übrigens auch mobil, etwa per iPad, direkt während oder im Anschluss an die Sitzung erfolgen.
Ergänzend helfen personalisierte Briefvorlagen in tomedo®, häufig verwendete Dokumente Dokumente, wie Arztbriefe, Bescheinigungen oder Berichte, einheitlich und schneller zu erstellen. So gewinnen Therapeutinnen und Therapeuten mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung.
Patientendaten-Management
Ein effizientes Patientendaten-Management kann psychotherapeutische Praxen dabei unterstützen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Informationen schneller verfügbar zu machen. In tomedo® lassen sich alle Dokumente und relevanten Patientendaten zentral in der digitalen Patientenakte organisieren.
Das hilft besonders bei probatorischen Sitzungen, Therapieanträgen, Bewilligungen, Kontingenten, Fristen, Gutachterverfahren, Berichten und Wiedervorlagen, da Unterlagen strukturierter im Blick bleiben und weniger Nacharbeit entsteht. Zusätzlich erleichtert der Kartei-Chat als Teil von tomedo® Intelligence die Suche in Patientenakten.
Abrechnung und Controlling
Durch Honorarkürzungen steigt der wirtschaftliche Druck: Nicht abgerechnete Leistungen, formale Fehler oder übersehene Ziffern werden dadurch relevanter. Im Bereich Abrechnung und Controlling können psychotherapeutische Praxen Kosten sparen, indem sie Abrechnungsfehler früher erkennen und die Kennzahlen besser im Blick behalten.
tomedo® unterstützt sowohl die GKV- als auch die Privatabrechnung und zeigt mit der Live-Abrechnungsfehlerliste mögliche Fehler rechtzeitig an. Zusätzlich helfen regelbasierte und KI-gestützte Vorschläge dabei, passende EBM- oder GOÄ-Ziffern schneller zu finden und ungenutzte Abrechnungspotenziale zu identifizieren. Für Praxen, die Gruppentherapien anbieten, unterstützt das Gruppentherapie-Modul zudem bei der strukturierten Organisation und Abrechnung von Gruppensitzungen.
Für das Controlling bietet tomedo® Auswertungen und Statistiken, etwa zu Besuchen, nicht abgerechneten Leistungen oder Leistungen je Behandler.
Gerade in der Psychotherapie ist das Monitoring von Zeitprofilen wichtig, da viele Leistungen zeitgebunden sind und Kassenärztliche Vereinigungen im Rahmen der Plausibilitätsprüfung kontrollieren, ob der Umfang der abgerechneten Leistungen zur verfügbaren Arbeitszeit passt. tomedo® unterstützt hier mit Panels und Statistiken zum Tages- und Quartalsbudget: So können Praxen den aktuellen Zeitverbrauch pro LANR überwachen, Warnschwellen definieren und Überschreitungen frühzeitig erkennen.
Teletherapie und digitale Sprechstunden
Teletherapie und Videosprechstunden vergrößern den Versorgungsradius psychotherapeutischer Praxen, da viele Sitzungen ortsunabhängig und zeitlich flexibel angeboten werden können. Mit der arzt-direkt Videosprechstunde können Patientinnen und Patienten entweder einen festen Online-Termin wahrnehmen oder über ein virtuelles Wartezimmer zugeschaltet werden. Wichtig ist dabei: Die Eingangsdiagnostik, Indikationsstellung und Aufklärung erfolgen in der Regel persönlich vor Ort; Folgetermine können anschließend per Video stattfinden.
Zusätzlich bietet arzt-direkt die Möglichkeit eines Telekonsils für den digitalen fachlichen Austausch. So lässt sich der Abstimmungsaufwand minimieren und logistische Hürden wie Wegezeiten entfallen. Das schont die Zeitkapazitäten beider Praxen.
tomedo® ausprobieren und laufende Verwaltungskosten reduzieren
Gerade in Zeiten geringerer Honorare lohnt es sich, die Praxisprozesse mit etwas Abstand zu betrachten und behutsam zu prüfen, an welchen Stellen sich Aufwand reduzieren lässt und Abläufe vereinfacht sowie finanzielle Spielräume gewonnen werden können. Digitale Lösungen wie tomedo® und arzt-direkt können dabei helfen, zentrale Praxisprozesse effizienter zu gestalten – von Patientenaufnahme und Diagnostik über Dokumentation bis hin zu Abrechnung und Controlling.
Aktuell bietet die Aktion „Kopf frei 26“ psychotherapeutischen Praxen zusätzlich konkrete Vorteile beim Umstieg: Der Förderbonus gilt für maximal 500 Neukund:innen und umfasst unter anderem die Nutzung von tomedo® auf dem iPad für ein Jahr ohne zusätzliche Kosten, die Nutzung digitaler Online-Patientenformulare für sechs Monate kostenlos und ohne Einrichtungsgebühr sowie die dauerhafte unbegrenzte Nutzung lizenzfreier Diagnostik-Fragebögen ohne zusätzliche Kosten.
