Terminplanung als wirtschaftliches Steuerungsinstrument für Arztpraxen
In der heutigen Zeit, in der die Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen immer herausfordernder werden, stehen viele Ärztinnen und Ärzte vor der Frage, wie sie ihre Arztpraxis wirtschaftlich führen können. Gerade nach der Corona-Pandemie sind die Herausforderungen in diesem Bereich deutlich gestiegen und mehrere Problembereiche in Arztpraxen noch präsenter geworden, die diese verstärken:
- Fachkräftemangel
- Wirtschaftlicher Druck
- Versorgungsengpässe und Terminmangel
- Datenschutz versus Diskretion
- Patientenunzufriedenheit
- Längere Arbeitszeit
- Belastete Atmosphäre in der Praxis
Diese Probleme führen zu einem Kreislauf aus Druck und Spannungen in der Praxis, der es erschwert, gutes Personal zu halten oder neu zu gewinnen. Als Resultat daraus ist die Wirtschaftlichkeit der Arztpraxis gefährdet und Ärztinnen und Ärzte müssen evaluieren, wie sie dem begegnen.
Terminmanagement in der Arztpraxis als Schlüssel zur Effizienz
Ein effizientes Terminmanagement ist eines der wichtigsten Instrumente, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Häufig wird die Einführung eines Online-Terminkalenders als Ultima Ratio gesehen. Dies kann aber nur ein Teil der Lösung sein – wichtig ist es, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, der von Beginn an durchdacht und strukturiert ist. Wenn ein ineffizientes, altes Terminsystem einfach online abgebildet wird, führt dies oft nur zu mehr Frustration, sowohl bei den Patienten als auch bei den Praxismitarbeitern.
In der Regel legen Sie nur einmal fest, nach welcher Strategie, die Terminvergabe in Ihrer Praxis funktionieren soll. Daher lohnt es sich initial Zeit zu investieren und sich von erfahrenen Experten dabei unterstützen zu lassen.
Um die volle Wirkung eines neuen Terminmanagementsystems zu entfalten, empfiehlt sich ein durchdachter, mehrstufiger Ansatz, den wir Ihnen im Folgenden vorstellen.
3-Stufen-Fahrplan für ein effizientes Terminsystem
- Die Ziele der Terminplanung klar definieren
- Was möchten Sie mit dem neuen System erreichen? Die Ziele könnten bspw. sein: ruhigere Praxisabläufe, zufriedenere Patienten, ein glückliches Team oder höhere Einnahmen. Schreiben Sie die Ziele auf und kommunizieren Sie diese klar.
- Prozesse verändern
- Analysieren Sie die bisherigen Verhaltensweisen in Ihrer Praxis und brechen Sie ineffiziente Abläufe auf. Verändern Sie die Prozesse so, dass sie besser auf Ihre Ziele abgestimmt sind.
- Lassen Sie sich beim Aufbau der neuen Strukturen (vor allem Änderungen der Gewohnheiten der MFA) professionell helfen, damit Sie Ihre Ziele wirklich erreichen.
- Die passende Software einrichten
- Wählen Sie eine Software, die Ihren Anforderungen entspricht, und lassen Sie diese von Anfang bis Ende individuell angepasst auf Ihre Bedürfnisse einrichten. Binden Sie Ihr Team in diesen Prozess ein, damit es die neuen Abläufe von Anfang an unterstützt.
Konkrete Maßnahmen für ein besseres Terminmanagement
Um ein wirklich effizientes Terminsystem zu schaffen, sollten Sie folgende konkrete Maßnahmen für die Terminplanung in Betracht ziehen:
- Akutpatienten trennen und begrenzen
- Definieren Sie, was ein Akutpatient ist und wie diese Patienten von MFA erkannt werden können. Erstellen Sie zusammen mit Ihrem Team ein Regelwerk und schulen Sie die MFA darin, nicht-akute Patienten konfliktfrei in die reguläre Terminsprechstunde einzubestellen.
- Zielpatienten und Beschwerdebilder festlegen
- Bestimmen Sie, welche Patientengruppen und Beschwerdebilder Sie primär behandeln möchten. Legen Sie feste Zeitkontingente und Termindauern für diese Gruppen fest. Gestalten Sie die Benennung der Termine im Online-Kalender so, dass Patienten diese leicht verstehen können.
- Sprechstunden thematisch sortieren
- Richten Sie spezielle Kontingente für verschiedene Beschwerdebilder ein. Es kann effizienter sein, bestimmte Beschwerden hintereinander weg zu behandeln, insbesondere wenn spezielle Ressourcen oder Geräte benötigt werden.
Vorteile eines optimierten Terminmanagements
Ein gut strukturiertes Terminsystem bietet mehrere Vorteile. Es ermöglicht Ihnen:
- Ressourcen zu gewinnen: Effizientes Terminmanagement schafft Freiräume, die Sie in die Mitarbeitergewinnung und -bindung oder in das Praxismarketing investieren können.
- Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern: Zufriedene Patienten und ein entspanntes Team sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Praxis. Durch ein effizientes Terminmanagement sinken u. a. die Wartezeiten für Patienten auf Termine.
- Einnahmen zu optimieren: Durch die gezielte Steuerung von Terminen und die Fokussierung auf bestimmte Patientenzielgruppen können die Praxisabläufe und somit auch die Einnahmen nachhaltig verbessert werden.
Mit einem klaren Ziel, veränderten Prozessen und der richtigen Software können Sie Ihr Terminmanagement transformieren und damit die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis steigern.
André Bernert
Dipl.-Agr.-Oec. und Geschäftsführer MMP
André Bernert ist Dipl.-Agr.-Oec. und Geschäftsführer der Medical Management Partner (MMP), einer Beratungsagentur, die sich auf die Anliegen von Arztpraxen spezialisiert hat. Immer mit Fokus auf die Harmonisierung der Menschen in der Praxis und effizienten Einsatz der wichtigsten Ressourcen. Mit fast 25 Jahren Erfahrung als Praxisberater und -bewerter und ca. 850 beratenden Praxen schöpft André Bernert aus einem großen Pool an Erfahrungen und Wissen. Dieses teilt er u. a. als Autor in der Fachzeitschrift Arzt & Wirtschaft.
Umsetzung des effizienten Terminmanagements in der Praxissoftware
Terminmanagement im tomedo® Online-Terminkalender
Wie oben beschrieben, ist es wichtig, eine (Online-) Terminsoftware bzw. eine Praxissoftware zu nutzen, die die geplanten Maßnahmen für ein effizientes (Online-) Terminsystem auch sinnvoll und einfach umsetzen kann. Die Praxissoftware tomedo® liefert dafür die folgenden Instrumente:
- Thematische Slots einrichten: Es können feste Zeit-Slots für verschiedene Beschwerdebilder vorgegeben werden – bspw. für die allgemeine Sprechstunde, OP-Zeiträume und Blutabnahmen. Nur in diesen Slots können dann Termine für diese Beschwerdebilder gebucht werden.
- Terminlimits nutzen: Es kann eine Limitierung bestimmter Termine vorgenommen werden – bspw., wenn diese wegen Gerätelimitationen nur zweimal täglich stattfinden dürfen.
- Priorisierung von Terminen: Sie können die Vergabe steuern, indem Sie für bestimmte Terminarten/Beschwerdebilder mehr Slots freigeben. Sind diese bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht belegt, können Sie diese automatisiert auch für andere Beschwerdebilder freigeben lassen (z. B. immer 3 Tage vor Termin).
Einen konkreten Einblick in die Umsetzung in tomedo® sehen Sie in der Aufzeichnung unseres Webinars zum effizienten Terminmanagement:
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