Viele Arztpraxen sind mit Routineaufgaben überlastet und Mitarbeiter müssen oft unter Zeitdruck arbeiten. Eine passende Software entlastet das Praxis-Team und erleichtert das Zeitmanagement in Arztpraxen.
Dokumentation in Arztpraxen
Besonders in Krankenhäusern wird die Dokumentation als der häufigste Zeitfresser genannt. Doch auch in den ärztlichen Praxen wird viel Zeit für die Dokumentation aufgewendet.
Dabei kann eine Praxissoftware Ärzt:innen dabei unterstützen, schneller und einfacher zu dokumentieren. Darauf haben wir bei tomedo® ein besonderes Augenmerk gelegt. Mit Briefvorlagen und Textbausteinen können u. a. Arztbriefe effizienter erstellt werden. Die Spracherkennung mit medizinischem Wortschatz erlaubt zudem das Diktieren von Briefen und Befunden. Das spart enorm Zeit für Ärzt:innen und MFA.
Management von Patientendaten
Laut vielen Praxis-Mitarbeitern nehmen besonders wiederholende Routine-Tätigkeiten, wie das Zuordnen von Daten zu Patienten, viel Zeit in Anspruch. Diese Tätigkeiten lassen sich mithilfe einer Arztpraxis-Software zum Teil oder komplett automatisieren.
In einem modernen EDV-System für Arztpraxen sind alle Patientenakten digitalisiert, sodass alle Informationen schnell abrufbar und durchsuchbar sind. Alle neuen Informationen (z. B. über neue Impfungen oder den letzten Patientenkontakt) werden der digitalen Patientenakte automatisch zugeordnet.
Dies spart Zeit gegenüber der manuellen Eingabe und verbessert die Genauigkeit der Patientendaten. Sollten Informationen oder Unterlagen fehlen, kann ein Eintrag zur Erinnerung in der Akte angelegt werden, der dann als Pop-up beim nächsten Abrufen der Patientenakte erscheint.
Abrechnung in Arztpraxis-Software
Die regelmäßige Praxis-Abrechnung erfordert viel Expertise, da meist unterschiedliche Leistungserbringer und diverse Leistungen, sowohl für gesetzlich Versicherte als auch Privatversicherte, beachtet werden müssen.
Das Auswählen der passenden Abrechnungsziffern im Anschluss an eine Behandlung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Dank einer Praxissoftware mit automatisierten Abrechnungsvorschlägen wird die Abrechnung aber für Sie zum Kinderspiel. Auch die Erstellung von Privatrechnungen ist dadurch mit nur wenigen Klicks erledigt.
Die Arztpraxen entlasten somit nicht nur ihre Mitarbeiter, sondern minimieren auch Abrechnungsfehler. Ebenso lässt sich die Wirtschaftlichkeit der Praxis steigern, da durch KI-gesteuerte Abrechnungsvorschläge mehr Leistungen in weniger Zeit abgerechnet werden können.
Einige Praxissoftwares (z. B. tomedo®) bieten außerdem spezielle Module an, mit deren Hilfe die Abrechnung noch umfänglicher optimiert werden kann. Komplizierte Abrechnungsregeln und verschenkte Umsatzpotenziale gehören damit der Vergangenheit an. Es passieren noch weniger Fehler und die Ziffern müssen im Nachgang i. d. R. nicht korrigiert werden. Das spart ebenfalls Zeit.
Terminmanagement mit Software für Arztpraxen
Ein weiteres Thema, welches Ärzt:innen und MFA viel Zeit kostet, ist die Vergabe, Stornierung und Umbuchung von Terminen. Dabei kommt es nicht selten zu kurzfristigen Änderungen und Ausfällen, was den Arbeitsablauf in einer Arztpraxis stört.
Mit Hilfe eines Online-Terminkalenders können sich Patienten ihre Termine selbstständig buchen, z. B. direkt über Ihre Praxis-Website. Sie erhalten anschließend Terminbestätigungen und Terminerinnerungen (per E-Mail oder SMS). Doppelbuchungen und kurzfristige Terminausfälle werden dadurch vermieden.
Der Arzt bzw. die Ärztin legt dabei die Terminarten für den Online-Terminkalender vorab fest und behält dadurch die Kontrolle über den Praxiskalender. Alle Terminarten können individuell konfiguriert werden. Somit ist bereits bei der Terminanmeldung klar, wie viel Zeit für jeden Patienten eingeplant werden muss. Das optimiert die Abläufe in der Sprechstunde enorm.
Anmeldung der Patienten
Häufig vergeht in der Praxis viel Zeit bei der Anmeldung, insbesondere bei Neupatienten. Die Patienten füllen ein Anmeldeformular oder Anamnesebögen auf Papier aus und die Empfangsmitarbeiter übertragen dann die Daten händisch in das Praxissystem. Schreib- und Tippfehler sind dabei eher die Regel als die Ausnahme.
Dieser Schritt lässt sich ganz einfach automatisieren, indem die Patienten ihre Daten digital auf einem iPad ausfüllen. Die Daten erscheinen dann automatisch in der digitalen Patientenakte in der Arztpraxis-Software. Noch effizienter ist es, dem Patienten die Fragebögen bereits vorab zuzusenden, damit er diese in Ruhe zu Hause und bereits vor dem Erscheinen in der Praxis ausfüllen kann. Das spart den Arztpraxen vor Ort jede Menge Zeit. Langfristig können Termine dadurch enger getaktet und mehr Patienten als bisher behandelt werden, was wiederum das Abrechnungspotenzial steigert.
Eine weitere Möglichkeit, die Anmeldung der Patienten zu beschleunigen, ist die Selbstanmeldung der Patienten über einen Self-Check-in an einem speziellen Terminal. Da hierbei im Gegenzug zur manuellen Anmeldung keine MFA nötig ist, kann diese sich in der Zwischenzeit anderen Aufgaben widmen. Auch das spart langfristig Zeit.
Gespräche mit Patienten
Abgesehen von der Anmeldung investiert das Praxisteam oft viel Zeit in weiterführende Gespräche mit Patienten. Diese Gespräche finden vor und meist auch direkt nach dem Diagnosegespräch statt. Oft geht es dabei um Organisationsabläufe in der Praxis sowie Beschwerden aller Art. Solchen Gesprächen kann relativ einfach vorgebeugt werden, indem Patienten bereits im Wartezimmer, z. B. über den Wartezimmer-TV, Erklärvideos angezeigt werden. Diese Videos sind auch in mehreren Sprachen möglich und somit für alle Patienten geeignet.
Für das Beschwerdemanagement empfiehlt es sich, einen separaten Prozess einzurichten, z. B. über ein spezielles elektronisches Postfach oder über die Messenger-Funktion in einer Patientenapp. Die Patienten fühlen sich dadurch ernst genommen und die Beschwerde landet direkt beim richtigen Ansprechpartner. Dadurch können auch negative Aussagen zu Ihrer Praxis auf Bewertungsportalen minimiert werden.
Medikamentenmanagement und Verschreibungen
Eine Arztpraxis-Software kann auch bei der Verschreibung und der Verwaltung von Medikamenten helfen. Zum Beispiel, indem sie Wechselwirkungen, Nebenwirkungen und Indikationen überprüft. Dies erhöht die Sicherheit der Patientenversorgung und spart Zeit bei der Verschreibung. Ferner ist es möglich, Medikationspläne und Hausapotheken-Listen für einzelne Patienten zu erstellen und zu speichern.
Sowohl die Erstellung von Papier-Rezepten mit Blankoformularbedruckung als auch die E-Rezept-Funktionalität sparen dem Arzt und den Praxis-Mitarbeitern Zeit bei den Verschreibungen.
Für Arztpraxen und MVZ, welche auch selbst Medikamente an Patienten aushändigen, unterstützt Sie eine Arztsoftware wie tomedo® mit einer Warenwirtschaftsverwaltung. Diese ermöglicht einen Live-Überblick über die Lagerbestände, kann selbstständig Bestellungen auslösen und die Arbeit der Praxismitarbeiter vereinfachen. Auch das Heilmittelbudget bzw. das Medikamentenbudget können automatisiert berechnet werden.
Telemedizin-Angebote durch Arztpraxis-Software
Laut Studienergebnissen von Datapuls 2021 nutzen Patienten telemedizinische Dienstleistungen, wie die Videosprechstunde, um Zeit zu sparen. Auch für Ärzt:innen ist das Nutzen von Telemedizin-Lösungen zeit- und ressourcensparend.
Die Patiententermine können in den verfügbaren Zeitfenstern (z. B. bei Terminabsagen) flexibel eingeplant werden. Der Einsatz von MFA ist dabei nicht erforderlich, da es v.a. um Beratungstermine und Erstdiagnosen geht. Da die arzt-direkt Telemedizin-Software direkt an tomedo® angebunden ist, werden Befunde und Notizen aus der Videosprechstunde unmittelbar in der Patiententakte abgelegt. Auch die Abrechnung von Telemedizin-Dienstleistungen ist sowohl nach EBM als auch nach GÖA unkompliziert möglich.
Automatische Updates der Software
Eine gesetzeskonforme Software stellt besonders im Gesundheitssektor sicher, dass die Praxis die neuesten Standards und Datenschutzrichtlinien einhält. Bei manuellen Updates geht jedoch viel Zeit für das Einspielen und Einrichten von Updates verloren. Die Server müssen oft mehrfach gestartet werden und bei technischen Problemen muss ein technischer Support konsultiert werden. Teilweise fallen Systeme aus, Termine müssen verschoben werden und in der Praxis kann im schlimmsten Fall nicht gearbeitet werden.
Eine naheliegende Lösung sind automatische Updates. Halten Sie Ihre Software aktuell und reduzieren Sie den administrativen Aufwand. Auch die automatisierten Backups von Daten leisten Zeitersparnisse und geben eine zusätzliche Sicherheit im Ernstfall.
Fazit: Zeitmanagement in Arztpraxen
Das Zeitmanagement in einer Arztpraxis ist ein weites Thema und reicht von der persönlichen Zeiteinteilung und Aufgaben-Priorisierung bis hin zum Management der gesamten Praxisabläufe.
Bei größeren Praxen und MVZ kann die Suche nach einem Praxis-Manager helfen. Er verwaltet den bürokratischen Teil der Praxisarbeit, kümmert sich um die Einteilung der Mitarbeiter oder übernimmt spezielle Aufgaben, wie beispielsweise die monatliche Abrechnung und die Bestellung von Waren. Bei kleineren Praxen übernehmen die MFA oder sogar die Praxis-Inhaber (Ärzt:innen) diese Verwaltungsaufgaben oft selbst.
Unabhängig davon, ob ein spezieller Praxis-Manager eingesetzt wird oder ob das Team die Praxisabläufe selbst administriert, kann vor allem eine passende Praxissoftware sehr viel Zeit sparen. Typische Aufgaben, wie die Patientenanmeldung, die Dokumentation, die Abrechnung und das Terminmanagement, werden dank Automatisierung und KI nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier erledigt. Die Praxis-Mitarbeiter und Ärzt:innen werden dadurch entlastet und können sich auf ihre Kerntätigkeiten, wie die Behandlung von Patienten, fokussieren.
