Automatisierte Folgerezepte: Wie eine Praxis monatlich 95 Termine mehr vergeben kann

Montagmorgen in der Hausarztpraxis von Dr. Müller. Das Telefon klingelt, das Wartezimmer füllt sich und an der Rezeption versucht eine MFA, drei Anliegen gleichzeitig zu bearbeiten. Zudem sind seit dem Wochenende unzählige Rezeptanfragen eingegangen. Währenddessen läuft die eigentliche Sprechstunde. Schon bevor der erste Patient im Behandlungszimmer sitzt, ist Trubel in der Praxis entstanden.

Fast jeder dritte Patient in der Praxis von Dr. Müller benötigt eine Dauermedikation. Viele nehmen mehrere Präparate ein, jedes mit eigenem Verschreibungsrhythmus. Einige Patienten kommen zehnmal im Quartal zu ihm – einmal für jedes Medikament. Der Prozess für die MFA sieht unkompliziert aus: kurz in die Akte schauen, den Status der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) prüfen, Rezept ausstellen, Sprechstunde des Arztes unterbrechen, Rezept signieren lassen. Diese Routineaufgaben erfordern jedoch höchste Konzentration, stellen eine hohe Belastung dar und sind nicht zuletzt fehleranfällig. Hinzu kommt, dass die Patientengespräche von Dr. Müller immer wieder gestört werden.

„Es sind diese unzähligen kleinen Unterbrechungen, die in der Summe die Konzentration rauben und die Zeit für die eigentliche Medizin immer knapper werden lassen.“ – Dr. Müller

Das Problem lässt sich in der Praxis allein nicht lösen

Irgendwann wurde Dr. Müller bewusst, dass es nicht ausreichen würde, sich intern besser zu organisieren. Solange Anfragen nach Folgerezepten einzeln und zeitlich unkoordiniert hereinkamen, würden die Praxisabläufe behindert. Das eigentliche Problem bestand an den Schnittstellen zwischen Patient, Praxis und Apotheke.

Also beschloss Dr. Müller, den Prozess der Rezeptanfrage und -ausstellung grundlegend zu verändern, statt ihn weiter zu verwalten.

Aus zehn Praxisbesuchen wird eine Bestellung

Mit Medikamendo, direkt integriert in tomedo®, etablierte die Praxis einen neuen Workflow: Das System identifiziert in tomedo® automatisch alle Patienten mit Dauermedikation und lädt sie zur digitalen Rezeptbestellung ein. Daneben können Patienten ihre Rezepte auch selbst bestellen – und zwar überall dort, wo sie auch sonst mit der Praxis in Kontakt treten:

• über die arzt-direkt Online-Rezeption
• über die Praxiswebsite

So läuft der Folgerezept-Prozess in Medikamendo ab

1. Rezeptanfrage mit einem Klick: Patienten bestellen das benötigte Präparat PZN-genau über Medikamendo, wo ihr vollständiger Medikationsstand hinterlegt ist. 
2. Automatischer eGK-Check und eEB: Fehlt die eGK für das laufende Quartal, fordert das System den Patienten auf, eine elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) auszulösen oder die eGK nachzureichen. 
3. Bündelung in der Praxis: Alle eingegangenen Rezeptanfragen landen gebündelt in der tomedo®-Inbox der Praxis und werden dort im Block bearbeitet – einmal morgens und einmal nachmittags. 
4. Automatische Benachrichtigung: Sobald ein E-Rezept digital signiert ist, wird der Patient per SMS informiert. 
5. Übertragung an die Apotheke: Das Rezept wird im Hintergrund per KIM an die vom Patienten gewählte Apotheke übermittelt.
6. Rückmeldung aus der Apotheke: Die Apotheke meldet zurück, ob das Medikament vorrätig ist oder bestellt werden muss, und teilt ggf. die früheste Abhol- bzw. Versandzeit mit.

So schließt sich der Kreis, und zwar ohne dass Dr. Müllers Sprechstunde unterbrochen wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass Dr. Müller mit der Medikation seiner Patienten nichts mehr zu tun hat.

Die ärztliche Kontrolle steht weiter im Mittelpunkt

Was Dr. Müller besonders wichtig ist: Die Automatisierung nimmt ihm einen großen Teil der Schreibarbeit ab, nicht aber seine Verantwortung als Arzt. Gerade bei Patienten mit vielen Präparaten prüft er in tomedo® weiterhin sorgfältig, ob Wechselwirkungen bestehen. Die integrierte Interaktionsprüfung unterstützt ihn dabei, mögliche Medikamentenwechselwirkungen frühzeitig zu erkennen. Erst wenn medizinisch alles passt, wird das Rezept freigegeben. Ändert Dr. Müller in tomedo® die Medikation, synchronisiert sich diese Änderung in Echtzeit mit Medikamendo.

„Die Automatisierung nimmt mir die Tipparbeit ab, und tomedo® gibt mir die Sicherheit, dass die Medikation passt.“ – Dr. Müller

Was sich für das Team verändert hat

Früher begann für Dr. Müller nach Ende seiner Sprechzeit die zweite Schicht: Eine Vielzahl von Rezeptanfragen musste abgearbeitet werden. Über die Jahre hatte er sich daran gewöhnt, dass diese Aufgabe zum Praxisalltag dazugehörte. Erst als er Medikamendo eingeführt hatte, wurde ihm bewusst, wie viel Energie der gesamte Prozess rund um die Rezeptausstellung gebunden hatte – und wie stark er das Arbeitsklima in der Praxis belastet hatte. 

„Für mich haben die täglichen Rezept-Unterbrechungen ebenso zum Alltag gehört wie das Stethoskop oder das volle Wartezimmer. Erst nach der Umstellung merke ich, wie viel Energie mir und meinem Team dadurch geraubt wurde. Der Alltag fühlt sich insgesamt leichter und ruhiger an.“ – Dr. Müller

Nur noch selten kommt es vor, dass eine MFA das Patientengespräch unterbricht und Dr. Müller bittet: „Könnten Sie eben noch schnell …“ 

Die Bilanz: rund 95 Patientenslots pro Monat

Dass dieses Gefühl von Erleichterung keine Einbildung von Dr. Müller ist, lässt sich mit Zahlen belegen. Die Zeit, die früher in administrativen Aufgaben versickert ist, fließt mit Medikamendo messbar zurück in die Patientenversorgung.

Durch die Nutzung von Medikamendo kann eine Praxis mit 2.100 Patienten etwa 95 zusätzliche Patientenslots pro Monat gewinnen. Betriebswirtschaftlich entspricht das einem zusätzlichen Wertschöpfungspotenzial von rund 40.000 € pro Jahr* – Geld, das nicht durch Mehrarbeit erwirtschaftet wurde, sondern aus zurückgewonnener Zeit.

Gerade in Fachrichtungen wie der Allgemeinmedizin und Gynäkologie, in denen das Bearbeiten von Folgerezepten den Alltag bestimmt, sorgt Medikamendo für eine starke Reduzierung des Mental Loads für das Praxisteam. Die Energie des Praxisteams kann in die eigentliche Betreuung und Behandlung der Patienten zurückfließen.

*Beispielrechnung für eine durchschnittliche Hausarztpraxis mit rund 1,7 Ärztinnen und Ärzten sowie etwa 2.100 aktiven Patientinnen und Patienten. Der angegebene Wert kann schrittweise mit der Nutzung der verschiedenen Bausteine erreicht werden.