Wie wähle ich eine Praxisverwaltungssoftware?

Sie wollen Ihren Anbieter wechseln oder eine neue Arztpraxis eröffnen und stehen vor der Auswahl einer passenden Praxisverwaltungssoftware (PVS)?

In diesem Artikel werden wir Ihnen einige Hinweise liefern, die Sie bei der Auswahl der besten Praxissoftware für Ihre Bedürfnisse berücksichtigen sollten.

 

Betriebssystem/Hardware

Moderne Praxisverwaltungssysteme laufen sowohl auf stationären als auch auf mobilen Praxisgeräten, sei das Android oder iOS. Apple-Geräte, bieten u.a. ein benutzerfreundliches Interface, stabile Performance und extrem geringen Wartungsaufwand. Ein PVS soll die Anbindung mehrere Geräte ermöglichen und einen reibungslosen und sicheren Datenaustausch zwischen den Geräten innerhalb einer Praxis oder eines MVZs ermöglichen.

 

Anbindung an externe Systeme

Die gewählte Praxisverwaltungssoftware sollte auch über externe Schnittstellen oder tiefe Integrationen an weitere Systeme angebunden werden können. Die extern gewonnenen Daten sollten dabei nicht nur sicher übertragen werden, sondern auch strukturiert gespeichert und in die bestehende Datenstruktur integriert werden. Auch die Datensicherheit spielt dabei eine wichtige Rolle.

 

Leistungsumfang / Funktionen

Die wichtigsten Funktionen, die eine PV-Software mitbringen sollte, sind u.a.:

  • Selbstanmelde-Terminal zur Entlastung Ihrer Anmeldung, möglichst auch eine automatisierte Zeiterfassung und Dienstplaner-Funktionalitäten, um Sie bei diesen bürokratischen Tätigkeiten zu unterstützen.
  • Terminkalender: Die Patienten sollen in der Lage sein, Termine in der Praxis online zu vereinbaren und eine Erinnerung an die Termine erhalten.
  • Einfache Abrechnung für Kassen- und Privatpatienten.
  • Spracherkennungsfunktion, die das Diktieren, z.B. während der Befunderstellung ermöglicht – dazu muss die Spracherkennung mit relevantem Fachwortschatz angereichert sein.
  • Automatisierte Erstellung gängiger Briefe und Arztbriefe (Befunde, Überweisungen, usw.) u.a. mit Textbausteinen und Briefvorlagen.
  • Automatisierung gängiger Praxisabläufe z.B. mit Aktionsketten, Erstellung und Zuweisung von Aufgaben innerhalb einer Praxis.
  • Telemedizin-Funktionalitäten wie z.B. Video-Sprechstunden und die Möglichkeit, sich mittels elektronischer Medien mit Ihren Patienten auszutauschen.
  • Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, sollte Ihre Praxissoftware dies über sogenannte Multi-Server-Funktionalitäten oder ähnliches unterstützen.

 

Telematikinfrastruktur (TI)

Eine Verwaltungssoftware sollte unbedingt und umfassend für die Telematik vorbereitet sein (siehe den so genannte TI-Ready Score), denn bei Nicht-Nutzung der TI drohen Honorarabzüge. Die Nutzung der Telematikinfrastruktur beinhaltet Funktionen wie u.a. E-Rezept, ePA (elektronische Patientenakte), eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) usw.

Außer einer Praxissoftware, welche diese TI-Funktionalitäten unterstützt benötigen Sie außerdem noch einen sogenannten “Konnektor” und einen elektronischen Heilberufsausweis.

Stabilität und Sicherheit

Gerade aufgrund der wachsenden Anforderung an Vernetzung unterschiedlicher Akteure im Gesundheitswesen ist es besonders wichtig, bei der Wahl der Verwaltungssoftware auf IT-Sicherheit und Datenschutz im Umgang mit Patientendaten zu achten.

Die KBV (Kassenärztliche Bundesvereinigung) stellt dafür die KBV-Sicherheitsrichtlinien zur Verfügung, welche hier detailliert aufgeführt sind: https://hub.kbv.de/display/itsrl. Ihr Praxisverwaltungssystem sollte den Richtlinien entsprechen und die IT-Infrastruktur Ihrer Praxis-IT sollte u.a. Schutz vor äußeren Eingriffen bieten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind regelmäßige Updates, welche die langfristige und sichere Nutzung der verwendeten Verwaltungssoftware gewährleistet. Hierbei spielt die Aktualität und Weiterentwicklungsgeschwindigkeit der Praxissoftware eine wichtige Rolle – nur Anbieter mit große Entwicklerteams werden auch in Zukunft alle Anforderungen sicherstellen und damit die Nachhaltigkeit im Sinne langfristiger Nutzbarkeit Ihrer Produkte gewährleisten können.

 

Fachrichtung-Spezifika

Da sich die Anforderungen an die Praxisverwaltungssoftware je nach Fachrichtung unterscheiden, muss das System an Ihre Bedürfnisse anpassbar sein. Dies geschieht i.d.R. in Form eines modularen Aufbaus, der die wichtigsten Funktionen für jede Fachrichtung bereithält. Aber auch inhaltlich sollte Ihre Fachrichtung innerhalb des Softwaresystems abbildbar sein, z.B. durch fachrichtungsspezifische Textbausteine und Vorlagen, oder idealer Weise auch Ihrem Fachgebiet entsprechende Abrechnungsvorschläge (Abrechnungsziffern).

Hier können Sie sich einen ersten Überblick über die Fachrichtungs-Spezifika in tomedo® verschaffen: https://tomedo.de/fachrichtungen/

 

Intuitive Oberfläche / Nutzbarkeit

Ein weiteres wichtiges Merkmal einer guten Praxisverwaltungssoftware ist die Nutzbarkeit (Usability). Dies bedeutet, dass man die Software intuitiv bedienen kann, die wichtigsten Funktionen schnell findet und die alltäglichen Aufgaben mit dem Praxisverwaltungssystem einfach und ohne lange Einarbeitung erledigen kann.

Dazu sollte es möglich sein, in der Praxissoftware personifizierte Einstellungen vorzunehmen, welche die Handhabung der Software zusätzlich erleichtern. Eine intuitive Oberfläche sollte dabei nicht nur auf stationären, sondern auch auf mobilen Endgeräten zur Verfügung stehen.

 

Support / Hilfestellung bei Einrichtung und Betrieb

Zu der Nutzbarkeit gehört auch, dass Anwender:innen bei Problemen und Fragen zu der Software von dem Praxissoftware-Anbieter schnell und unkompliziert “abgeholt” werden. Für die selbständige Einarbeitung in ein neues Verwaltungssystem sind verständliche und komplette Handbücher / How-To Videos / Webinare / FAQ-Listen, usw. unabdingbar.

Der Support für ein Praxisverwaltungssystem ist im Idealfall nicht nur aus der Ferne erreichbar, sondern auch mit technischen Ansprechpartnern vor Ort. Gute Support-Teams können allerdings auch per Fernzugriff unheimlich viele Probleme lösen – das ist oft schneller und günstiger als ein Besuch vor Ort. Zusätzlich zu den Ressourcen, welche vom Software-Anbieter direkt zur Verfügung gestellt werden, sollten sich die Anwender auch gegenseitig austauschen können, z.B. über ein Community-Forum oder über Social Media Plattformen wie z.B. Facebook.

Hier können Sie mal einen Blick in das sehr aktive tomedo-Forum werfen, wenn es Sie interessiert: https://forum.tomedo.de/

 

Kostenmodelle & Vertragslaufzeiten

Flexible Kostenmodelle sind das A und O bei der Auswahl einer passenden Verwaltungssoftware für Ihre Praxis, Ihre Klinik oder Ihr MVZ. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Was ist das allgemeine Preismodell und ist es für meine Zwecke geeignet?
  • Welchen Funktionsumfang bietet das Basis-Kostenmodell bzw. kostet alles, was zwar nützlich, aber keine Kernfunktionalität ist, extra?
  • Kann ich die Module/Funktionen flexibel nach Bedarf auswählen?
  • Wie sind die Wartungs- bzw. Update-Kosten und kann ich damit meine Software nachhaltig nutzen?
  • Bietet der Softwareproduzent kurze Vertragslaufzeiten an, die mir die Entscheidungsfreiheit erlauben, die ich wünsche?

 

Fazit

Bei der Auswahl eines Praxisverwaltungssystems spielen viele “harte” und “weiche” Selektionskriterien eine Rolle. Sowohl die angebotene Funktionalität als auch eine einfache Bedienoberfläche sind wichtig, aber auch die Berücksichtigung Ihrer Fachspezifika und die Anpassbarkeit an Ihrer bestehenden anderen Softwaresysteme. Daher gilt: informieren Sie sich umfassend über die gewünschte Praxissoftware und vereinbaren Sie bei dem Hersteller einen Demo- bzw. Präsentations-Termin und lassen Sie sich alle Ihre Fragen beantworten. Aber fragen Sie auch Ihre Kolleginnen und Kollegen, welche Erfahrungen Sie mit ihren Lösungen gemacht haben und auch, wie die Erfahrungen im Problemfall mit dem Support waren. Sie können die verschiedenen Hersteller auch nach Referenz-Praxen fragen, welche Sie für den Austausch aus erster Hand besuchen können.